การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ
การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ
จัดทำโดย…นางสาวอมรรัตน์ มากบดี หัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์
ในการดำเนินงานของฝ่ายบริการวิชาการ ภารกิจหลักที่สำคัญคือการถ่ายทอดความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่นิสิต บุคลากร และบุคคลทั่วไป ซึ่งมีการดำเนินโครงการแบ่งออกเป็น ๓ กลุ่ม ได้แก่ โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร โครงการบริการวิชาการ และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) โดยแต่ละโครงการจะมีรูปแบบของการจัดโครงการคล้ายคลึงกัน แต่เอกสารในการดำเนินงานจะมีความแตกต่างกันบ้าง ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องเข้าใจและสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารที่จะต้องนำไปใช้ในการรายงานผลเมื่อจบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการแบ่งออกเป็น ๒ ช่วง ได้แก่
- ก่อนการจัดโครงการ
- หลังการจัดโครงการ
โดยแต่ละช่วง จะมีเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบ และติดตาม มีรายละเอียดดังนี้
ก่อนการจัดโครงการ
ช่วงของก่อนจัดโครงการนั้น ผู้รับผิดชอบโครงการ จะต้องดำเนินการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบและติดตามการทำเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อยก่อนการจัดโครงการ โดยมีเอกสารที่สำคัญ ดังนี้
ประเภทโครงการ |
เอกสารที่ต้องดำเนินการ |
โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร/โครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) | – โครงการ
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ – บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร – เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ – เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี) |
โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) | – โครงการ
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ – คำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ – บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร – เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ – เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี) |
โดยเอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการนั้น หากเป็นการยืมเงินจากสำนักคอมพิวเตอร์ ให้ทำเอกสารล่วงหน้า ๓ วันทำงาน และหากเป็นการยืมเงินจากกองคลังและทรัพย์สินควรจะต้องจัดทำเอกสารให้เรียบร้อย ๗ วันทำการ
และในโครงการหากมีการจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องจัดทำขออนุมัติจัดซื้อก่อนวันจัดโครงการและควรทำการตรวจรับให้เสร็จก่อนวันจัดโครงการ หรือหากต้องจัดซื้อกระเช้าหรือของที่ระลึกวิทยากรต้องตรวจรับให้เรียบร้อยภายในวันที่จัดโครงการ
หลังการจัดโครงการ
ในการรายงานผลเพื่อปิดโครงการนั้น โครงการแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดเอกสารที่ต้องดำเนินการแตกต่างกัน ซึ่งเป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายละเอียดดังนี้
- โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR)
ในการดำเนินการโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) จะมีเอกสารในการรายงานผลหลังจากดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วใกล้เคียงกัน โดยผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานและขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการขออนุมัติเบิกเงินพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร ประกอบด้วย
รายการของเอกสาร | เอกสารที่ต้องดำเนินการเพื่อใช้ประกอบรายงาน | การดำเนินการของหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้าโครงการ |
ขออนุมัติเบิกเงินโครงการ | – แบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ
|
– ตรวจสอบจำนวนรายการในเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการสรุปไว้ว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงชื่อในช่องหัวหน้าฝ่าย |
– บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินโครงการ | – ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ | |
– ใบสำคัญรับเงิน | – ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ จำนวนเงิน และชื่อผู้รับเงิน | |
– ใบเสร็จรับเงิน | – ตรวจสอบวันที่, จำนวนเงิน, ชื่อ ที่อยู่ร้านค้า, ชื่อผู้รับเงิน, เล่มที่และเลขที่ใบเสร็จ, ชื่อ ที่อยู่สำนักคอมพิวเตอร์ | |
– ใบลงทะเบียนเข้ารับการอบรม | – ตรวจสอบชื่อโครงการ วันที่จำนวนรายชื่อ และการเซ็นชื่อ | |
– บันทึกข้อความหรือสำเนาบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร | – ตรวจสอบว่าเป็นบันทึกข้อความหรือสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และหากเป็นสำเนาต้องมีการรับรองสำเนาเอกสาร | |
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการตัวจริง | – ตรวจสอบว่าเป็นเอกสารต้นฉบับ | |
– สำเนาคู่ฉบับสัญญายืมเงิน | – ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการถูกต้องหรือไม่ |
หากเป็นโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) ที่ใช้งบประมาณเงินอุดหนุนจากรัฐบาล หลังจากรายงานผลเพื่ออนุมัติเบิกเงินแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานส่งกองแผนงานภายในระยะเวลา ๑ เดือนหลังจากจบโครงการ
- โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน)
เมื่อดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานโครงการ และเอกสารขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยจะต้องมีการบันทึกข้อมูลรายงานผลในระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา (https://e-projectservices.buu.ac.th) และพิมพ์รายงานเพื่อแนบในการรายงานผลการดำเนินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการรายงานผลและเอกสารขออนุมัติเบิกเงินของโครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) ประกอบด้วย
รายการของเอกสาร | เอกสารที่ต้องดำเนินการเพื่อใช้ประกอบรายงาน | การดำเนินการของหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้าโครงการ |
ขออนุมัติเบิกเงินโครงการ | – บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินโครงการ (พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ)
|
– ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ |
– ใบสำคัญรับเงิน
|
– ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความในช่องผู้รับเงิน | |
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการตัวจริง | – ตรวจสอบว่าเป็นเอกสารต้นฉบับ | |
– สำเนาคำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ | – ตรวจสอบว่าโครงการถูกต้องหรือไม่ | |
– สำเนาคู่ฉบับสัญญายืมเงิน | – ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการถูกต้องหรือไม่ | |
รายงานผลการดำเนินงานโครงการ | – แบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ | – ตรวจสอบจำนวนรายการในเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการสรุปไว้ว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงชื่อในช่องหัวหน้าฝ่าย |
– บันทึกข้อความรายงานผลการดำเนินโครงการ | – ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ | |
– บันทึกข้อความรายงานผลการดำเนินงานโครงการ รายรับ รายจ่ายและการจัดสรรเงิน | – บันทึกข้อความถึงผู้อำนวยการกองคลังและทรัพย์สิน ลงนามโดยผู้อำนวยการ ซึ่งต้องตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกข้อความ | |
– รายงานผลการดำเนินงานโครงการที่พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ | – ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยเน้นที่ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ รายรับ-รายจ่าย | |
– รายงานรายรับ-รายจ่ายของโครงการที่พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ | – ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยเน้นที่ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ รายรับ-รายจ่าย และการจัดสรรเงิน ซึ่งตัวเลขจะต้องตรงกับรายงานผลการดำเนินงาน จากนั้นเซ็นชื่อที่หัวหน้าโครงการ | |
– รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารโครงการ | – จะต้องมี ๒ ฉบับ เสมอการประชุมครั้งแรกให้ตรวจสอบหลักเกณฑ์และอัตราการจ่าย ประชุมครั้งที่สอง ตรวจสอบตัวเลขการจัดสรรเงิน และต้องมีการเซ็นชื่อผู้จดการประชุมและผู้ตรวจรายงาน | |
– ใบสำคัญรับเงิน | – ตรวจสอบวันที่ จำนวนเงินและการเซ็นชื่อ โดยผู้รับผิดชอบโครงการต้องเซ็นชื่อในช่องผู้จ่ายเงิน และต้องประทับตราข้อความ “จ่ายแล้ว” หากเป็นใบสำคัญรับเงินค่าตอบแทนวิทยากร หรือยานพาหนะ ที่มีค่าใช้จ่าย ๑,๐๐๐ บาทขึ้นไปต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินด้วย | |
– ใบเสร็จรับเงิน | – ตรวจสอบวันที่, จำนวนเงิน, ชื่อ ที่อยู่ร้านค้า, ชื่อผู้รับเงิน, เล่มที่และเลขที่ใบเสร็จ, ชื่อ ที่อยู่สำนักคอมพิวเตอร์ ผู้รับผิดชอบโครงการต้องเซ็นชื่อผู้จ่ายเงิน และต้องประทับตราข้อความ “จ่ายแล้ว” | |
– ใบลงทะเบียนเข้ารับการอบรม | – ตรวจสอบชื่อโครงการ วันที่จำนวนรายชื่อ และการเซ็นชื่อ | |
– เอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี) | – จะต้องแนบเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างประกอบการรายงานผลโครงการทุกครั้งที่มีการจัดซื้อจัดจ้าง | |
– สำเนาบันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ | – ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร | |
– สำเนาคำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ | – ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาคำสั่งของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร | |
– สำเนาบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร | – ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร | |
– กำหนดการของโครงการ | – ตรวจสอบรายการกำหนดการว่ามีหรือไม่ แล้วเป็นของโครงการถูกต้อง | |
– เอกสารคู่ฉบับการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ ตัวจริง | – ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการตัวจริง | |
– เงินยืม
|
– หากการยืมเงินจัดโครงการเหลือคืน ผู้รับผิดชอบต้องนำเงินใส่ซองเพื่อแนบส่งคืนเงินยืม | |
– บันทึกคืนเงินยืมเกิน ๑๐%
|
– หากการยืมเงินนั้นต้องมีการคืนเงินเกิน ๑๐,๐๐๐ บาทต้องมีการทำบันทึกชี้แจง ซึ่งต้องตรวจสอบรายละเอียดและจำนวนเงินในบันทึกให้ถูกต้อง |
สำหรับแบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ จะใช้กับโครงการทุกประเภท เป็นการสรุปรายการและจำนวนเอกสารที่มีในการรายงานผลเพื่อตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการ หัวหน้าฝ่าย และงานการเงิน เพื่อเป็นการยืนยันความครบถ้วนของเอกสาร