การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ

การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ
โดย นางสาวอมรรัตน์ มากบดี หัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์

ในการดำเนินงานของฝ่ายบริการวิชาการ ภารกิจหลักที่สำคัญคือการถ่ายทอดความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่นิสิต บุคลากร และบุคคลทั่วไป ซึ่งมีการดำเนินโครงการแบ่งออกเป็น ๓ กลุ่ม ได้แก่ โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร โครงการบริการวิชาการ และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) โดยแต่ละโครงการจะมีรูปแบบของการจัดโครงการคล้ายคลึงกัน แต่เอกสารในการดำเนินงานจะมีความแตกต่างกันบ้าง ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องเข้าใจและสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารที่จะต้องนำไปใช้ในการรายงานผลเมื่อจบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการแบ่งออกเป็น ๒ ช่วง ได้แก่

• ก่อนการจัดโครงการ
• หลังการจัดโครงการ

โดยแต่ละช่วง จะมีเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบ และติดตาม มีรายละเอียดดังนี้

ก่อนการจัดโครงการ

ช่วงของก่อนจัดโครงการนั้น ผู้รับผิดชอบโครงการ จะต้องดำเนินการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบและติดตามการทำเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อยก่อนการจัดโครงการ โดยมีเอกสารที่สำคัญ ดังนี้

โดยเอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการนั้น หากเป็นการยืมเงินจากสำนักคอมพิวเตอร์ ให้ทำเอกสารล่วงหน้า ๓ วันทำงาน และหากเป็นการยืมเงินจากกองคลังและทรัพย์สินควรจะต้องจัดทำเอกสารให้เรียบร้อย ๗ วันทำการ และในโครงการหากมีการจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องจัดทำขออนุมัติจัดซื้อก่อนวันจัดโครงการและควรทำการตรวจรับให้เสร็จก่อนวันจัดโครงการ หรือหากต้องจัดซื้อกระเช้าหรือของที่ระลึกวิทยากรต้องตรวจรับให้เรียบร้อยภายในวันที่จัดโครงการ

หลังการจัดโครงการ

ในการรายงานผลเพื่อปิดโครงการนั้น โครงการแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดเอกสารที่ต้องดำเนินการแตกต่างกัน ซึ่งเป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR)

ในการดำเนินการโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) จะมีเอกสารในการรายงานผลหลังจากดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วใกล้เคียงกัน โดยผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานและขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการขออนุมัติเบิกเงินพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร ประกอบด้วย

หากเป็นโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) ที่ใช้งบประมาณเงินอุดหนุนจากรัฐบาล หลังจากรายงานผลเพื่ออนุมัติเบิกเงินแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานส่งกองแผนงานภายในระยะเวลา ๑ เดือนหลังจากจบโครงการ

2. โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน)

เมื่อดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานโครงการ และเอกสารขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยจะต้องมีการบันทึกข้อมูลรายงานผลในระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา (https://e-projectservices.buu.ac.th) และพิมพ์รายงานเพื่อแนบในการรายงานผลการดำเนินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการรายงานผลและเอกสารขออนุมัติเบิกเงินของโครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) ประกอบด้วย

สำหรับแบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ จะใช้กับโครงการทุกประเภท เป็นการสรุปรายการและจำนวนเอกสารที่มีในการรายงานผลเพื่อตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการ หัวหน้าฝ่าย และงานการเงิน เพื่อเป็นการยืนยันความครบถ้วนของเอกสาร