การใช้แอปพลิเคชัน Google Form เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการติดตามผลการฝึกอบรมของสานักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา

ผู้นำเสนอ นางสาวพนิดา มากสมบัติ

THAILAND QUALITY CONFERENCE & The 18th Symposium on TQM-Best Practices in Thailand

การใช้แอปพลิเคชัน Google Form เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการติดตามผลการฝึกอบรมของสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา

          การจัดโครงการฝึกอบรมด้านไอซีทีของสำนักคอมพิวเตอร์ จะมีการกำหนดกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงานไว้อย่างชัดเจน ขั้นตอนที่สำคัญคือการให้ผู้เข้ารับการอบรมประเมินผลความพึงพอใจในการจัดโครงการฝึกอบรม ข้อมูลที่ต้องการประเมิน ได้แก่ วิทยากร หลักสูตร อาคารสถานที่ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับการฝึกอบรม การให้บริการของเจ้าหน้าที่ ตลอดจนการประเมินความรู้ก่อนและหลังการเข้ารับการฝึกอบรม

          ที่ผ่านมา ฝ่ายบริการวิชาการได้ศึกษาผลการประเมิน ฯ พบว่า ข้อมูลดังกล่าวยังไม่สามารถบอกถึงผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหลังจากการฝึกอบรมว่า ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้หรือไม่ เช่น เมื่อเข้าร่วมการอบรมแล้วสามารถนำความรู้ไปใช้ ทำงานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น ลดระยะเวลาในการทำงาน และสามารถประยุกต์ความรู้ให้เข้ากับการปฏิบัติงานให้เกิดกระบวนการทำงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญในการประกอบการพิจารณาของผู้บริหารในการวางแผนปรับปรุงหลักสูตรการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้รับบริการให้ได้มากยิ่งขึ้น

           ดังนั้นฝ่ายบริการวิชาการจึงมีแนวคิดการปรับปรุงกระบวนการติดตามผลการฝึกอบรม เพื่อกำกับ ติดตามผลลัพธ์ของการนำความรู้จากการฝึกอบรมไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน โดยกำหนดให้มีการติดตามผลโครงการ ฯ หลังจากการอบรมเสร็จสิ้นไปแล้ว 2 เดือน โดยการทำหนังสือราชการแจ้งเวียนไปยังผู้ผ่านการฝึกอบรมและให้ผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมตอบแบบติดตามผลส่งกลับคืนมายังฝ่ายบริการวิชาการ ในการติดตามผลดังกล่าว ผลที่ได้จากการติดตามโครงการฝึกอบรมคือ ได้รับข้อมูลตอบกลับมาช้า ไม่ครบตามจำนวนที่ส่งไป และเจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาในการบันทึกและประมวลผลข้อมูล ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถใช้ข้อมูลการติดตามผลโครงการ ฯ ในการวางแผนเพื่อปรับปรุงหลักสูตรฝึกอบรมได้อย่างทันท่วงที

           ต่อมาในปีงบประมาณ พ.ศ. 2559 ฝ่ายบริการวิชาการได้นำแอปพลิเคชัน Google Form ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันในกลุ่มของ Google applications มาใช้ในการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลติดตามผลโครงการฝึกอบรมได้อย่างสะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครื่องมือนี้ในการวิเคราะห์ผลการประเมิน ที่สามารถแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบแผนภูมิแบบเรียลไทม์ ทำให้ง่ายในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการปรับปรุงกระบวนการจัดโครงการฝึกอบรมในครั้งต่อ ๆ ไป นอกจากนี้ยังพบข้อดีของการใช้ Google Form ก็คือ ไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

สรุปจุดที่เป็น “วิธีปฏิบัติที่เป็นแบบอย่างที่ดีเยี่ยม”

  1. 1. มีการประยุกต์ใช้แอปพลิเคชัน Google Form ในการสร้างแบบสอบถามออนไลน์สำหรับติดตามผลการฝึกอบรมที่รวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดโครงการฝึกอบรม
  2. 2. มีการวิเคราะห์ข้อมูลผลการติดตามโครงการฝึกอบรมเพื่อการปรับปรุงกระบวนงานอย่างต่อเนื่องและตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการ

ประสิทธิผล

  1. 1. ลดการใช้กระดาษในการติดตามผลโครงการฝึกอบรมได้ร้อยละ 100
  2. 2. ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ร้อยละ 92 (จากเดิมใช้เวลา 25 วัน หลังจากการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน ใช้เวลาลดลงเหลือ 2 วัน)
  3. 3. ลดค่าใช้จ่ายในการติดตามผลโครงการฝึกอบรมได้ประมาณปีละ 10,000 บาท
  4. 4. ผลจากการวิเคราะห์ข้อมูลการติดตามผลโครงการฝึกอบรม ส่งผลให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง และทำให้ตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการได้มากขึ้น

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *