ลดการใช้กระดาษด้วยระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ผู้นำเสนอ นายวิทวัส พันธุมจินดา

THAILAND QUALITY CONFERENCE & The 17th Symposium on TQM-Best Practices in Thailand

ลดการใช้กระดาษด้วยระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) สำหรับทุกอุปกรณ์โมบาย

        ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถอำนวยความสะดวกกับผู้เข้าร่วมประชุม ให้สามารถประชุมได้ผ่านทุกอุปกรณ์โมบาย รองรับทุกขนาดหน้าจอโดยไม่ต้องถือเอกสารการประชุมอีกต่อไป รวมถึงสร้างความสะดวก ลดขั้นตอน แก่ฝ่ายเลขานุการที่จัดการประชุมให้สามารถจัดทำเอกสารการประชุมได้ อีกทั้งยังสามารถมอบหมายงานและติดตามงานได้จากระบบประชุมได้และที่สำคัญระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์นีRจะช่วยลดการใช้กระดาษในการจัดทำเอกสารการประชุมลงเป็นจำนวนมากซึ่งทำให้ในระยะเวลาประมาณ 1 ปี (เม.ย. 58– มี.ค. 59) ในการใช้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)สามารถลดการใช้กระดาษลงได้มากกว่าสองล้านแผ่น

        จากนโยบายของผู้บริหารมหาวิทยาลัย ที่นำมาสู่การปฏิบัติอย่างจริงจังโดยเริ่มจากอธิการบดี และกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย ทำให้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์(e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นนี้สามารถเป็นแบบอย่างที่ดีของการปรับปรุงกระบวนงานจากวิธีการจัดการประชุมแบบเดิม ๆ ที่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษเป็นจำนวนมาก และยังต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการเตรียมงานประชุมหลายคน มาสู่วิธีการปฏิบัติแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีอย่างชัดเจน และถ้าการดำเนินการนโยบายอย่างต่อเนื่องโดยสนับสนุนให้ทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัยบูรพามีการใช้งานระบบอย่างจริงจัง ก็จะทำให้ทุกส่วนงานสามารถลดการใช้งบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานลงได้ งบประมาณส่วนที่เหลือก็จะสามารถนำไปพัฒนาการศึกษาด้านอื่น ๆ ต่อไป

สรุปจุดที่เป็น “วิธีปฏิบัติที่เป็นแบบอย่างที่ดีเยี่ยม”

  1. ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยลดปริมาณกระดาษในการจัดทำเอกสารการประชุม อีกทั้งยังสามารถคำนวณปริมาณกระดาษที่ใช้ในการประชุม ทำให้องค์กรเห็นภาพรวมของจำนวนกระดาษที่ลดได้ทัRงหมดจากทุกการประชุม และเป็นส่วนหนึ่งของการสนับสนุนนโยบาย Green University
  2. ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) สามารถนำมาใช้ในปรับปรุงกระบวนงานจัดประชุมในแบบเดิม ส่งผลทำให้มีการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดประชุมของฝ่ายเลขานุการ ลดความผิดพลาด และลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสารประชุม รวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสะดวกสบายในการประชุม โดยไม่จำเป็นต้องถือเอกสารการประชุมที่มีจำนวนมาก และยังสามารถประชุมผ่านทุกอุปกรณ์โมบายได้
  3. นโยบายของผู้บริหารระดับสูงที่มีความชัดเจนในการไม่แจกเอกสารการประชุม และผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัยเป็นผู้นำการใช้ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ทุกคน ส่งผลให้เกิดการใช้งานระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ทั่วทั้งองค์กร
  4. เป็นระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ที่ออกแบบให้สามารถปรับการแสดงผลให้เหมาะสมกับขนาดของหน้าจอในทุกอุปกรณ์โมบายของผู้ใช้ได้

ประสิทธิผล

  1. ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ช่วยลดกระดาษที่ใช้ในการจัดประชุมของส่วนงานในมหาวิทยาลัยแล้วมากกว่า 2 ล้านแผ่น ในระยะเวลาประมาณ 1 ปี (เม.ย. 58– มี.ค. 59)
  2. ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) สามารถนำมาใช้ได้จริงในการปรับปรุงประบวนงานของการจัดการประชุมแบบเดิม ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสะดวกในการประชุม และสามารถดำเนินการประชุมค้นหาการประชุมย้อนหลัง และติดตามงานที่ได้รับมอบหมายจากการประชุม ผ่านทุกอุปกรณ์โมบาย
  3. ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ช่วยให้ฝ่ายเลขานุการลดระยะเวลาในการจัดทำเล่มเอกสารการประชุม และสามารถแก้ไขความผิดพลาดของเอกสารประกอบการประชุมได้โดยไม่ต้องจัดทำเล่มเอกสารการประชุมใหม่อีกครั้ง
  4. สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการจัดการประชุม

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *