ลดต้นทุนการบริการด้านไอซีที ด้วย “Google Apps For Education”

ผู้นำเสนอ นางสาวยุวธิดา ยะนินทร

THAILAND QUALITY CONFERENCE & The 17th Symposium on TQM-Best Practices in Thailand

ลดต้นทุนการบริการด้านไอซีที ด้วย “Google Apps For Education”

        สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ในฐานะที่เป็นส่วนงานที่รับผิดชอบงานบริการด้านไอซีที เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน งานวิจัย การให้บริการวิชาการและการบริหารงานของมหาวิทยาลัย ให้สามารถรองรับการให้บริการทุกส่วนงานภายในมหาวิทยาลัยบูรพา ซึ่งจะต้องใช้งบประมาณลงทุนในแต่ละปีเป็นจำนวนมากในการลงทุนทั้งด้านฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ รพัฒนาเครื่องมือ ระบบสารสนเทศทีิ่มประสิทธิภาพงานในด้านอื่นๆ ได้อีก ยาลัย ผ่าน เช่น การจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย อุปกรณ์เครือข่าย ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล รวมถึงต้นทุนด้านการดูแลรักษาและซ่อมบำรุง และต้นทุนด้านพลังงานไฟฟ้า เป็นต้น

          ดังนั้นเพื่อให้เกิดการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านการให้บริการ และด้านงบประมาณลงทุน  สำนักคอมพิวเตอร์เล็งเห็นความสำคัญในการลดค่าใช้จ่ายด้านไอซีทีจึงได้วางแผนเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้บริการด้านไอทีให้มีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน และสามารถสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับบริการเริ่มต้นจึงได้ทำการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยมีเครื่องมือที่สนใจและกำลังเป็นที่นิยมของการใช้งานคือ บริการของบริษัท Google ที่ชื่อว่า Google App for Work ที่มีบริการรูปแบบ Software-as-a-Service (SaaS)คือ การให้บริการซอฟต์แวร์หรือแอพพลิเคชั่นแก่ผู้ใช้งานในรูปแบบของบริการผ่านทางเว็บบราวเซอร์ โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ (Cloud Computing) ของบริษัท Google ทำให้ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในองค์กรลงได้ซึ่งมีรูปแบบการคิดค่าใช้ในบริการขององค์กรธุรกิจ และองค์กรการศึกษาซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับการใช้งาน

         ต่อมาเมื่อเดือนกันยายนปี พ.ศ.2557 มหาวิทยาลัยบูรพาได้ทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือกับบริษัทที่ปรึกษาซีอาร์เอ็ม  แอนด์ คลาวด์ (CRM-C) ซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัท Google เพื่อเข้าร่วมโครงการ Google for Education โดยไม่มีค่าใช้จ่าย และไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน จากการเข้าร่วมโครงการ ทำให้มหาวิทยาลัยบูรพามีการนำ Google for Education มาใช้ในการจัดการเรียนการสอนและการปฎิบัติงาน เช่น การทำงานเอกสารร่วมกันผ่าน Google Docs การส่งข้อมูลระหว่างส่วนงานผ่าน Google Drive การทำตารางการปฎิบัติงาน หรือกิจกรรมด้วย Google Calendar  การประเมินผลความพึงพอใจการจัดโครงการต่าง ๆ ด้วย Google Form การจัดประชุมทางไกลด้วย Google Hangout การสร้างห้องเรียนออนไลน์ด้วย Google Classroom เพื่อใช้ในการเรียนการสอน เป็นต้น

         จากการนำ “Google Apps for Education” มาใช้ในมหาวิทยาลัยบูรพาเป็นระยะเวลาประมาณ 13 เดือน เกิดประสิทธิผลที่ดีในการดำเนินงานในการให้บริการของสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ทำให้ลดการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยได้ประมาณ 10เทราไบต์และสามารถประหยัดงบประมาณในการลงทุนจัดซื้อเครื่องแม่ข่าย อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล รวมถึงซอฟต์แวร์ลงได้ประมาณ 20 ล้านบาทต่อปี(โดยคิดคำนวณจากข้อมูลการใช้งานจริงของผู้ใช้ในมหาวิทยาลัยบูรพาที่ประมาณ 5,000 คน เทียบกับราคาการใช้งาน 4,200 บาทต่อคนต่อปี สำหรับ Google App for Work) รวมถึงเจ้าหน้าที่ทางด้านไอทีที่สามารถลดงานในการดูแลเครื่องแม่ข่ายสำหรับบริการนี้ลงและนำเวลาไปพัฒนาและให้บริการงานด้านอื่นได้เพิ่มขึ้น อีกทั้งเจ้าหน้าที่สามารถเรียกดูรายงานสรุปติดตามการใช้บริการ(Google Analytics Dashboard)ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน จึงทำให้สามารถวางแผนในการพัฒนางานด้านไอซีทีในอนาคตต่อไปได้ และที่สำคัญที่สุดผู้ใช้บริการทั้งนิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยที่มีความพึงพอมากขึ้นต่อการใช้ “Google Apps for Education”บริการที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย รวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา

สรุปจุดที่เป็น “วิธีปฏิบัติที่เป็นแบบอย่างที่ดีเยี่ยม”

  • เรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อนำเทคโนโลยีมาปรับปรุงและเพิ่มนวัตกรรมการให้บริการที่ทันสมัย
  • สามารถลดต้นทุนการบริการด้านไอที ทำให้บริการด้านอิเมล พื้นที่จัดเก็บข้อมูลมีขนาดเพิ่มขึ้นรองรับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • การปรับปรุงกระบวนการให้บริการ ช่วยทำให้ภาระหน้าที่ในการดูแลเครื่องแม่ข่ายของเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีลดงานลง สามารถทำให้เจ้าหน้าที่มีเวลาไปแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพงานในด้านไอทีอื่น ๆ ได้อีก และยังช่วยทำให้ผู้รับบริการสามารถเข้าถึงบริการได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์อีกทั้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีสามารถเห็นภาพรวมการใช้งานของผู้ใช้ทั้งหมดภายในมหาวิทยาลัย ผ่านรายงานสรุปติดตามการใช้บริการ (Google Analytics Dashboard) ซึ่งจะวิเคราะห์ปริมาณการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว และเป็นปัจจุบันทำให้การบริหารงานเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
  • เป็นแบบอย่างที่ดีในการทำความร่วมมือกันระหว่างมหาวิทยาลัยบูรพา และบริษัท Google ในการนำGoogle Apps มาใช้สำหรับสนับสนุนการเรียนการสอนและการบริหารจัดการ เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทางด้านไอที และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยไอซีที

ประสิทธิผล

  • มีนวัตกรรมบริการใหม่ ที่ช่วยในการจัดการข้อมูล จากการใช้บริการของ Google Apps For Education ช่วยลดการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยได้ประมาณ 10 เทราไบต์ (Terabyte: TB) โดยคิดจากการใช้งานจริงตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปัจจุบันเป็นระยะเวลา 17 เดือน
  • ลดต้นทุนการจัดซื้อ อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล ซอฟต์แวร์ และเครื่องแม่ข่ายได้
  • ผู้รับบริการได้รับความสะดวก รวดเร็ว และทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านทุกอุปกรณ์ได้

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *