การส่งอีเมลด้วยโปรแกรม Microsoft Word ผ่านโปรแกรม Microsoft Outlook

Explicit Knowledge เรื่อง “การส่งอีเมลด้วยโปรแกรม Microsoft Word ผ่านโปรแกรม Microsoft Outlook”
โดย นางสาวพนิดา มากสมบัติ ฝ่ายบริการวิชาการ

          การจัดโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีของนิสิตและบุคลากร ของมหาวิทยาลัยบูรพา เป็นหนึ่งในภาระงานที่รับผิดชอบของฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา โดยเมื่อมีการกำหนดจัดโครงการขึ้น ทางฝ่ายบริการวิชาการจะดำเนินการทำหนังสือประชาสัมพันธ์โครงการเพื่อรับสมัครผู้เข้าอบรม จากนั้นเมื่อได้ข้อมูลผู้สมัครอบรมแล้ว ต้องทำเนินการยืนยันการเข้าร่วมอบรมกับผู้สมัครอบรม และหลังจากอบรมเสร็จสิ้นผ่านไปแล้ว ๒ เดือนต้องดำเนินการติดตามผลการอบรม ซึ่งวิธีการหนึ่งที่ทางฝ่ายบริการใช้เพื่อประชาสัมพันธ์อบรม ยืนยันการเข้าร่วมอบรม และติดตามผลการอบรม คือการส่งอีเมลไปสอบถามผู้เข้าอบรม

ซึ่งจากการที่ฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ต้องดำเนินการกระบวนงานต่าง ๆ ผ่านอีเมลของผู้สมัครอบรมในปริมาณอีเมลจำนวนมาก เมื่อต้องทำการคัดลอกอีเมลทีละอีเมลจึงทำให้การดำเนินการล่าช้า อีกทั้งข้อจำกัดในเรื่องของจำนวนอีเมลที่สามารถใส่สูงสุดในการส่งแต่ละครั้ง รวมถึงเมื่อทำการส่งพร้อมกันหลายอีเมลจะทำให้ผู้รับอีเมลเห็นอีเมลอื่น ๆ ที่ทางฝ่ายบริการวิชาการส่งไปพร้อมกันด้วย ซึ่งไม่ได้เป็นลักษณะของการส่งอีเมลแบบหนึ่งต่อหนึ่ง

ดังนั้นผู้รับผิดชอบงานการจัดโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีของนิสิตและบุคลากร ของมหาวิทยาลัยบูรพา จึงมีแนวคิดในการปรับปรุงวิธีการส่งอีเมลแบบเดิม มาใช้วิธีการส่งอีเมล แบบ Send Email Messages ซึ่งเป็นเครื่องมือในโปรแกรม Microsoft Word ในเมนู MAILINGS โดยทำงานร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook ซึ่งเมื่อใช้วิธีการนี้จะทำให้สามารถส่งอีเมลได้รวดเร็ว ส่งได้ในปริมาณมากในคราวเดียวกัน และเป็นลักษณะการส่งแบบหนึ่งต่อหนึ่ง โดยมีวิธีการและขั้นตอนในการส่งอีเมลลักษณะดังกล่าว ดังนี้

ขั้นตอนการทำงาน

1. เตรียมไฟล์ข้อมูลสำหรับส่งอีเมล (ข้อมูลจะต้องมีอีเมลของผู้ที่เราจะส่งถึง) ในที่นี้ผู้จัดทำได้เก็บข้อมูลไว้เป็นไฟล์เอกสาร Microsoft Excel โดยข้อมูลภายในไฟล์ที่จะนำมาใช้ต้องมีเพียงหัวตารางและข้อมูลเท่านั้น

2. เตรียมไฟล์ข้อความสำหรับส่งอีเมล ซึ่งในที่นี้จะใช้เป็นเอกสาร Microsoft Word ซึ่งสามารถเตรียมข้อมูลและรูปภาพเพื่อใช้สำหรับการส่งอีเมล

3. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook พร้อม Login อีเมลใน Username ที่ผู้ส่งต้องการส่งอีเมลออกไป ในที่นี้ผู้ส่งอีเมล ใช้อีเมล bucctraining@buu.ac.th ในการส่งอีเมล

4. เมื่อจัดเตรียมข้อมูลและโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มทำงานที่เอกสาร Microsoft Word ที่เตรียมไว้ในข้อ 2 ตามขั้นตอนดังนี้

4.1 เริ่มทำงานที่ไฟล์ Microsoft Word ที่เตรียมไว้ โดยพื้นที่ที่ต้องการใส่ข้อมูลตอน Merge Field คือ เรียน…

4.2 เลือกเมนู MAILING –> Select Recipients –> Use an Existing List

4.3 เลือกไฟล์ข้อมูลที่เก็บข้อมูลอีเมลของผู้ที่จะถูกส่งอีเมลถึง ซึ่งเตรียมไว้เป็นไฟล์ Microsoft Excel (ข้อมูลผู้สมัครอบรม word) –> เมื่อเลือกไฟล์เอกสารแล้วชื่อไฟล์จะปรากฏที่ช่อง “File name:” –> คลิกที่ปุ่ม “Open”

4.4 เลือกชีทเอกสารที่เก็บข้อมูลอีเมลที่ต้องการจะส่ง –> คลิกปุ่ม “OK”

4.5 เลือกเมนู Insert Merge Field –> เลือก Field ที่ต้องการให้แสดงในข้อความที่เตรียมไว้ เช่น ชื่อ – นามสกุล, หน่วยงาน

4.6 เมื่อเลือก Field ตามที่ต้องการแล้วข้อมูลจะปรากฎที่ช่องว่างต่อจากคำว่า “เรียน”

          หมายเหตุ: ในขั้นตอนนี้สามารถเลือกเมนู Preview Results เพื่อดูการแสดงผลข้อความ และเลื่อนดูว่าผู้ที่เราต้องการส่งอีเมลถึงมีใครบ้างจนถึงคนสุดท้าย แต่ถ้าไม่ต้องการที่จะดูก็สามารถข้ามขั้นตอนนี้ไปได้เลย

4.7 เลือกเมนู Finish & Merge –> Send Email Messages

4.8 โปรแกรมจะขึ้นกล่องข้อความ Merge to E-mail ให้กรอกข้อมูลของ Message options ดังนี้

  • To: ให้เลือกหัวตารางที่เก็บข้อมูลอีเมลไว้ ในที่นี้ผู้จัดทำใช้ชื่อหัวตารางว่า “อีเมล”
  • Subject line: ให้กรอกหัวข้ออีเมลที่ต้องการจะส่งอีเมล
  • Mail format: ให้เลือกเป็น HTML
  • จากนั้นคลิกปุ่ม “OK” ระบบจะทำการส่งอีเมลไปยังรายชื่อของทุกคนตามข้อมูลที่เตรียมไว้

          4.9  สามารถดูข้อมูลการส่งอีเมลได้จากโปรแกรม Microsoft Outlook ที่ใช้ส่งอีเมล เลือกเมนู “รายการที่ส่ง” จะมีข้อมูลอีเมลที่ได้ส่งไปแสดงอยู่

          เท่านี้ก็เสร็จสิ้นขั้นตอนในการดำเนินการส่งอีเมลด้วยโปรแกรม Microsoft Word และ Microsoft Outlook โดยอีเมลที่ถูกส่งออกไปถึงผู้รับจะระบุวัน เวลาในการส่งเป็นวัน เวลาเดียวกัน และจะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับแบบหนึ่งต่อหนึ่งด้วย

ข้อดีของวิธีการนี้ คือ

  1. สามารถส่งอีเมลปริมาณมาก ๆ ได้รวดเร็ว ในคราวเดียวกัน
  2. ผู้ที่ได้รับอีเมลจะรู้สึกถึงความเป็นส่วนตัวเพราะเป็นลักษณะการส่งอีเมลแบบหนึ่งต่อหนึ่ง
  3. ผู้ที่ได้รับอีเมลจะรู้สึกถึงการที่ผู้ส่งให้ความสำคัญกับตัวผู้รับอีเมล เพราะจะสามารถระบุชื่อ – นามสกุล, หน่วยงาน หรือข้อมูลอะไรก็ได้ที่เรามีข้อมูลอยู่ลงไปในอีเมล
  4. อีเมลที่ถูกส่งไปสามารถแสดงไฟล์โปสเตอร์ได้เลย โดยไม่ต้องใส่เป็นไฟล์เอกสารแนบ ทำให้ผู้รับอีเมลสามารถอ่านเอกสารนั้นได้ทันที โดยที่ไม่ต้องเปิดไฟล์เอกสารแนบอีก

ข้อควรระวังของวิธีการนี้ คือ

  1. การเตรียม User ที่จะ Login อีเมล จะต้องไม่ถูกผูกอยู่กับชื่อของตัวบุคคล เพราะอีเมลที่ส่งออกไปจะออกไปในชื่อของตัวบุคคล ไม่ได้ออกในนามองค์กร ตัวอย่างที่เกิดปัญหา คือ อีเมล qsranking@buu.ac.th จะ Login เข้าอีเมลผ่านชื่ออีเมล prasin@buu.ac.th ด้วย Password ของอีเมลที่เป็นของตัวบุคคลเพียงอีเมลเดียวเท่านั้น
  2. การจะส่งอีเมลลักษณะนี้ได้ จำเป็นต้องเพิ่มชื่ออีเมลของเจ้าของอีเมลเข้าที่โปรแกรม Microsoft Outlook ก่อน
  3. การเตรียมไฟล์ข้อมูลอีเมลจะต้องมีเพียงหัวตารางและข้อมูลเท่านั้น หากมีข้อความอื่นอยู่ด้านบนก่อนหน้านั้นจะไม่สามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดได้

หมายเหตุ: ทางผู้จัดทำได้ใช้โปรแกรมของชุด Microsoft Office 2013 (Word, Excel, Outlook) ซึ่งทากท่านใดต้องการใช้งานสามารถใช้งานได้กับ Microsoft Office ทุกเวอร์ชัน

จากการถอดความรู้เรื่องนี้ ได้มีคุณบุรินทร์ เหล่าศรี เจ้าหน้าที่ของกองบริการการศึกษา สำนักงานอธิการบดี ได้ติดต่อขอให้ช่วยดำเนินการจัดส่งอีเมลในลักษณะเดียวกันนี้ ซึ่งเป็นการส่งข้อมูลของการจัดทำ QS Ranking ของมหาวิทยาลัยบูรพา ไปถึงผู้ทรงคุณวุฒิภายนอก ซึ่งต้องส่งอีเมลประมาณ 1,400 ฉบับ ในเวลาที่จำกัด ทางผู้จัดทำจึงได้ให้ผู้ที่มาขอความช่วยเหลือลองดำเนินการตามวิธีการนี้ก็สามารถดำเนินการจัดส่งอีเมลได้เป็นที่เรียบร้อย

 

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *