การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ

การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ
จัดทำโดย…นางสาวอมรรัตน์ มากบดี หัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์

          ในการดำเนินงานของฝ่ายบริการวิชาการ ภารกิจหลักที่สำคัญคือการถ่ายทอดความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่นิสิต บุคลากร และบุคคลทั่วไป ซึ่งมีการดำเนินโครงการแบ่งออกเป็น ๓ กลุ่ม ได้แก่ โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร โครงการบริการวิชาการ และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) โดยแต่ละโครงการจะมีรูปแบบของการจัดโครงการคล้ายคลึงกัน แต่เอกสารในการดำเนินงานจะมีความแตกต่างกันบ้าง ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องเข้าใจและสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารที่จะต้องนำไปใช้ในการรายงานผลเมื่อจบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการแบ่งออกเป็น ๒ ช่วง ได้แก่

  • ก่อนการจัดโครงการ
  • หลังการจัดโครงการ

โดยแต่ละช่วง จะมีเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบ และติดตาม มีรายละเอียดดังนี้

ก่อนการจัดโครงการ

ช่วงของก่อนจัดโครงการนั้น ผู้รับผิดชอบโครงการ จะต้องดำเนินการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบและติดตามการทำเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อยก่อนการจัดโครงการ โดยมีเอกสารที่สำคัญ ดังนี้

ประเภทโครงการ

เอกสารที่ต้องดำเนินการ

โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร/โครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) – โครงการ

– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ

–  บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร

– เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ

– เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี)

โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) –  โครงการ

–  บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ

–  คำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ

–  บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร

–  เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ

–  เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี)

โดยเอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการนั้น หากเป็นการยืมเงินจากสำนักคอมพิวเตอร์ ให้ทำเอกสารล่วงหน้า ๓ วันทำงาน และหากเป็นการยืมเงินจากกองคลังและทรัพย์สินควรจะต้องจัดทำเอกสารให้เรียบร้อย ๗ วันทำการ

และในโครงการหากมีการจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องจัดทำขออนุมัติจัดซื้อก่อนวันจัดโครงการและควรทำการตรวจรับให้เสร็จก่อนวันจัดโครงการ หรือหากต้องจัดซื้อกระเช้าหรือของที่ระลึกวิทยากรต้องตรวจรับให้เรียบร้อยภายในวันที่จัดโครงการ

หลังการจัดโครงการ

ในการรายงานผลเพื่อปิดโครงการนั้น โครงการแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดเอกสารที่ต้องดำเนินการแตกต่างกัน ซึ่งเป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายละเอียดดังนี้

  • โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR)

ในการดำเนินการโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) จะมีเอกสารในการรายงานผลหลังจากดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วใกล้เคียงกัน โดยผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานและขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการขออนุมัติเบิกเงินพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร ประกอบด้วย

รายการของเอกสาร เอกสารที่ต้องดำเนินการเพื่อใช้ประกอบรายงาน การดำเนินการของหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้าโครงการ
ขออนุมัติเบิกเงินโครงการ –   แบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ

 

–   ตรวจสอบจำนวนรายการในเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการสรุปไว้ว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงชื่อในช่องหัวหน้าฝ่าย
–   บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินโครงการ –   ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ
–       ใบสำคัญรับเงิน –   ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ จำนวนเงิน และชื่อผู้รับเงิน
–       ใบเสร็จรับเงิน –      ตรวจสอบวันที่, จำนวนเงิน, ชื่อ ที่อยู่ร้านค้า, ชื่อผู้รับเงิน, เล่มที่และเลขที่ใบเสร็จ, ชื่อ ที่อยู่สำนักคอมพิวเตอร์
–       ใบลงทะเบียนเข้ารับการอบรม –      ตรวจสอบชื่อโครงการ วันที่จำนวนรายชื่อ และการเซ็นชื่อ
–   บันทึกข้อความหรือสำเนาบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร –   ตรวจสอบว่าเป็นบันทึกข้อความหรือสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และหากเป็นสำเนาต้องมีการรับรองสำเนาเอกสาร
–   บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการตัวจริง –      ตรวจสอบว่าเป็นเอกสารต้นฉบับ
–       สำเนาคู่ฉบับสัญญายืมเงิน –   ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการถูกต้องหรือไม่

 

หากเป็นโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) ที่ใช้งบประมาณเงินอุดหนุนจากรัฐบาล หลังจากรายงานผลเพื่ออนุมัติเบิกเงินแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานส่งกองแผนงานภายในระยะเวลา ๑ เดือนหลังจากจบโครงการ

  • โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน)

เมื่อดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานโครงการ และเอกสารขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยจะต้องมีการบันทึกข้อมูลรายงานผลในระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา (https://e-projectservices.buu.ac.th) และพิมพ์รายงานเพื่อแนบในการรายงานผลการดำเนินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการรายงานผลและเอกสารขออนุมัติเบิกเงินของโครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) ประกอบด้วย

รายการของเอกสาร เอกสารที่ต้องดำเนินการเพื่อใช้ประกอบรายงาน การดำเนินการของหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้าโครงการ
ขออนุมัติเบิกเงินโครงการ –       บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินโครงการ (พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ)

 

–      ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ
–       ใบสำคัญรับเงิน

 

–      ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความในช่องผู้รับเงิน
–       บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการตัวจริง –      ตรวจสอบว่าเป็นเอกสารต้นฉบับ
–       สำเนาคำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ –      ตรวจสอบว่าโครงการถูกต้องหรือไม่
–       สำเนาคู่ฉบับสัญญายืมเงิน –      ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการถูกต้องหรือไม่
รายงานผลการดำเนินงานโครงการ –       แบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ –      ตรวจสอบจำนวนรายการในเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการสรุปไว้ว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงชื่อในช่องหัวหน้าฝ่าย
–       บันทึกข้อความรายงานผลการดำเนินโครงการ –      ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ
–       บันทึกข้อความรายงานผลการดำเนินงานโครงการ รายรับ รายจ่ายและการจัดสรรเงิน –      บันทึกข้อความถึงผู้อำนวยการกองคลังและทรัพย์สิน ลงนามโดยผู้อำนวยการ ซึ่งต้องตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกข้อความ
–       รายงานผลการดำเนินงานโครงการที่พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ –      ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยเน้นที่ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ รายรับ-รายจ่าย
–       รายงานรายรับ-รายจ่ายของโครงการที่พิมพ์จากระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ –      ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยเน้นที่ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ รายรับ-รายจ่าย และการจัดสรรเงิน ซึ่งตัวเลขจะต้องตรงกับรายงานผลการดำเนินงาน จากนั้นเซ็นชื่อที่หัวหน้าโครงการ
–       รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารโครงการ –      จะต้องมี ๒ ฉบับ เสมอการประชุมครั้งแรกให้ตรวจสอบหลักเกณฑ์และอัตราการจ่าย ประชุมครั้งที่สอง ตรวจสอบตัวเลขการจัดสรรเงิน และต้องมีการเซ็นชื่อผู้จดการประชุมและผู้ตรวจรายงาน
–       ใบสำคัญรับเงิน –      ตรวจสอบวันที่ จำนวนเงินและการเซ็นชื่อ โดยผู้รับผิดชอบโครงการต้องเซ็นชื่อในช่องผู้จ่ายเงิน และต้องประทับตราข้อความ “จ่ายแล้ว” หากเป็นใบสำคัญรับเงินค่าตอบแทนวิทยากร หรือยานพาหนะ ที่มีค่าใช้จ่าย ๑,๐๐๐ บาทขึ้นไปต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินด้วย
–       ใบเสร็จรับเงิน –      ตรวจสอบวันที่, จำนวนเงิน, ชื่อ ที่อยู่ร้านค้า, ชื่อผู้รับเงิน, เล่มที่และเลขที่ใบเสร็จ, ชื่อ ที่อยู่สำนักคอมพิวเตอร์ ผู้รับผิดชอบโครงการต้องเซ็นชื่อผู้จ่ายเงิน และต้องประทับตราข้อความ “จ่ายแล้ว”
–       ใบลงทะเบียนเข้ารับการอบรม –      ตรวจสอบชื่อโครงการ วันที่จำนวนรายชื่อ และการเซ็นชื่อ
–       เอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี) –      จะต้องแนบเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างประกอบการรายงานผลโครงการทุกครั้งที่มีการจัดซื้อจัดจ้าง
–       สำเนาบันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ –      ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร
–       สำเนาคำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ –      ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาคำสั่งของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร
–       สำเนาบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร –      ตรวจสอบว่าเป็นสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และมีการรับรองสำเนาเอกสาร
–       กำหนดการของโครงการ –      ตรวจสอบรายการกำหนดการว่ามีหรือไม่ แล้วเป็นของโครงการถูกต้อง
–       เอกสารคู่ฉบับการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ ตัวจริง –      ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการตัวจริง
–       เงินยืม

 

–      หากการยืมเงินจัดโครงการเหลือคืน ผู้รับผิดชอบต้องนำเงินใส่ซองเพื่อแนบส่งคืนเงินยืม
–       บันทึกคืนเงินยืมเกิน ๑๐%

 

–      หากการยืมเงินนั้นต้องมีการคืนเงินเกิน ๑๐,๐๐๐ บาทต้องมีการทำบันทึกชี้แจง ซึ่งต้องตรวจสอบรายละเอียดและจำนวนเงินในบันทึกให้ถูกต้อง

สำหรับแบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ จะใช้กับโครงการทุกประเภท เป็นการสรุปรายการและจำนวนเอกสารที่มีในการรายงานผลเพื่อตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการ หัวหน้าฝ่าย และงานการเงิน เพื่อเป็นการยืนยันความครบถ้วนของเอกสาร

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *