การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ

การตรวจสอบเอกสารในการจัดโครงการอบรมของฝ่ายบริการวิชาการ
โดย นางสาวอมรรัตน์ มากบดี หัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์

 

ในการดำเนินงานของฝ่ายบริการวิชาการ ภารกิจหลักที่สำคัญคือการถ่ายทอดความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่นิสิต บุคลากร และบุคคลทั่วไป ซึ่งมีการดำเนินโครงการแบ่งออกเป็น ๓ กลุ่ม ได้แก่ โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร โครงการบริการวิชาการ และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) โดยแต่ละโครงการจะมีรูปแบบของการจัดโครงการคล้ายคลึงกัน แต่เอกสารในการดำเนินงานจะมีความแตกต่างกันบ้าง ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องเข้าใจและสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารที่จะต้องนำไปใช้ในการรายงานผลเมื่อจบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการแบ่งออกเป็น ๒ ช่วง ได้แก่

  • ก่อนการจัดโครงการ
  • หลังการจัดโครงการ

โดยแต่ละช่วง จะมีเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบ และติดตาม มีรายละเอียดดังนี้

ก่อนการจัดโครงการ

ช่วงของก่อนจัดโครงการนั้น ผู้รับผิดชอบโครงการ จะต้องดำเนินการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ซึ่งหัวหน้าฝ่ายจะต้องตรวจสอบและติดตามการทำเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อยก่อนการจัดโครงการ โดยมีเอกสารที่สำคัญ ดังนี้

ประเภทโครงการ

เอกสารที่ต้องดำเนินการ

โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร/โครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) – โครงการ
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ
– บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร
– เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ
– เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี)
โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) – โครงการ
– บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการ
– คำสั่งแต่งตั้งกรรมการบริหารโครงการ
– บันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร
– เอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการ
– เอกสารขอจัดซื้อจัดจ้าง (ถ้ามี)

โดยเอกสารการยืมเงินเพื่อจัดโครงการนั้น หากเป็นการยืมเงินจากสำนักคอมพิวเตอร์ ให้ทำเอกสารล่วงหน้า ๓ วันทำงาน และหากเป็นการยืมเงินจากกองคลังและทรัพย์สินควรจะต้องจัดทำเอกสารให้เรียบร้อย ๗ วันทำการ และในโครงการหากมีการจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องจัดทำขออนุมัติจัดซื้อก่อนวันจัดโครงการและควรทำการตรวจรับให้เสร็จก่อนวันจัดโครงการ หรือหากต้องจัดซื้อกระเช้าหรือของที่ระลึกวิทยากรต้องตรวจรับให้เรียบร้อยภายในวันที่จัดโครงการ

หลังการจัดโครงการ

ในการรายงานผลเพื่อปิดโครงการนั้น โครงการแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดเอกสารที่ต้องดำเนินการแตกต่างกัน ซึ่งเป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. โครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR)

ในการดำเนินการโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร และโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) จะมีเอกสารในการรายงานผลหลังจากดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วใกล้เคียงกัน โดยผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานและขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการขออนุมัติเบิกเงินพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิตและบุคลากร ประกอบด้วย

รายการของเอกสาร

เอกสารที่ต้องดำเนินการเพื่อใช้ประกอบรายงาน

การดำเนินการของหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้าโครงการ

ขออนุมัติเบิกเงินโครงการ –   แบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ

 

 

 

 

–   บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินโครงการ

 

 

 

 

 

–       ใบสำคัญรับเงิน

 

 

 

–       ใบเสร็จรับเงิน

 

 

 

 

–       ใบลงทะเบียนเข้ารับการอบรม

 

 

–   บันทึกข้อความหรือสำเนาบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์หรือเชิญวิทยากร

 

 

–   บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการตัวจริง

 

–       สำเนาคู่ฉบับสัญญายืมเงิน

–   ตรวจสอบจำนวนรายการในเอกสารที่ผู้รับผิดชอบโครงการสรุปไว้ว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงชื่อในช่องหัวหน้าฝ่าย

 

–   ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ วันที่จัดโครงการ จำนวนเงินจากนั้นเซ็นชื่อในบันทึกข้อความ

 

 

–   ตรวจสอบความถูกต้องโดยเน้นวันที่ ชื่อโครงการ จำนวนเงิน และชื่อผู้รับเงิน

 

–      ตรวจสอบวันที่, จำนวนเงิน, ชื่อ ที่อยู่ร้านค้า, ชื่อผู้รับเงิน, เล่มที่และเลขที่ใบเสร็จ, ชื่อ ที่อยู่สำนักคอมพิวเตอร์

 

–      ตรวจสอบชื่อโครงการ วันที่จำนวนรายชื่อ และการเซ็นชื่อ

 

–   ตรวจสอบว่าเป็นบันทึกข้อความหรือสำเนาของโครงการที่ถูกต้อง และหากเป็นสำเนาต้องมีการรับรองสำเนาเอกสาร

 

–      ตรวจสอบว่าเป็นเอกสารต้นฉบับ

 

 

–   ตรวจสอบว่าเป็นคู่ฉบับการยืมเงินของโครงการถูกต้องหรือไม่

 

หากเป็นโครงการบริการวิชาการแก่สังคมแบบให้เปล่า (USR) ที่ใช้งบประมาณเงินอุดหนุนจากรัฐบาล หลังจากรายงานผลเพื่ออนุมัติเบิกเงินแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานส่งกองแผนงานภายในระยะเวลา ๑ เดือนหลังจากจบโครงการ

2. โครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน)

เมื่อดำเนินการจัดโครงการเรียบร้อยแล้วผู้รับผิดชอบโครงการจะดำเนินการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานโครงการ และเอกสารขออนุมัติเบิกเงินโครงการ โดยจะต้องมีการบันทึกข้อมูลรายงานผลในระบบสารสนเทศโครงการบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา (https://e-projectservices.buu.ac.th) และพิมพ์รายงานเพื่อแนบในการรายงานผลการดำเนินโครงการ โดยเอกสารที่หัวหน้าฝ่ายต้องตรวจสอบ และดำเนินการลงชื่อในการรายงานผลและเอกสารขออนุมัติเบิกเงินของโครงการบริการวิชาการ (การอบรมที่มีค่าลงทะเบียน) ประกอบด้วย

 

สำหรับแบบฟอร์มสรุปเอกสารการรายงานผลโครงการ จะใช้กับโครงการทุกประเภท เป็นการสรุปรายการและจำนวนเอกสารที่มีในการรายงานผลเพื่อตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการ หัวหน้าฝ่าย และงานการเงิน เพื่อเป็นการยืนยันความครบถ้วนของเอกสาร

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *