แนวทางการจัดการระบบสารสนเทศที่มีการส่งอีเมลจากระบบถึงผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องหลายสิทธิ์
๑. จัดทำหน้าค้นหาข้อมูลและแสดงสถานะของข้อมูลที่กำลังดำเนินการในระบบ เพื่อให้พิจารณาข้อมูลและสถานะปัจจุบันว่าสามารถดำเนินการแก้ไขหรือส่งอีเมลย้อนหลังได้หรือไม่ โดยที่ไม่จำเป็นต้องให้ผู้พัฒนาระบบตรวจสอบในฐานข้อมูล
๒. จัดทำหน้าสำหรับแก้ไขข้อมูลสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบประจำส่วนงานให้สามารถแก้ไขข้อมูลอีเมลต่างๆได้ เมื่อมีการร้องขอจากเจ้าของข้อมูล และสามารถกดส่งอีเมลซ้ำได้อีกครั้ง โดยพิจารณาเฉพาะในบางกรณี เช่น ปลายทางอาจจะหาอีเมลไม่เจอ หรือมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่อีเมลโดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า ต้องการให้ส่งอีเมลซ้ำ ถึงแม้ว่าข้อมูลจากระบบได้ผ่านขั้นตอนนั้นๆไปแล้ว
๓. เก็บประวัติการส่งอีเมล ซึ่งจะมีทั้งการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติจากระบบในแต่ละขั้นตอนและการส่งอีเมลโดยเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบประจำส่วนงาน ซึ่งมีรายการที่เก็บข้อมูล เช่น PK ของรายการข้อมูล/หัวเรื่อง, อีเมลปลายทาง, ผู้ส่งอีเมล/ส่งโดยใคร, สถานะการส่ง (ส่งสำเร็จ/ไม่สำเร็จ), สถานะของข้อมูล (ถ้ามี), วัน-เวลาที่ส่ง หรือหมายเหตุอื่นๆ เพิ่มเติม เป็นต้น เพื่อให้ผู้พัฒนาระบบสามารถตรวจสอบข้อมูลเมื่อเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบประจำส่วนงานสอบถาม
๔. เพิ่มส่วนที่เป็นสคริปสำหรับตรวจเช็คในการกรอกข้อมูลในช่อง input ของอีเมลให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันอักขระพิเศษที่จะทำให้ระบบส่งอีเมลไปยังอีเมลปลายทางไม่สำเร็จ
๕. ผู้พัฒนาระบบอาจจะมีการระบุใน workflow diagram ให้ชัดเจนว่าขั้นตอนในระบบส่วนใดบ้างที่มีการส่งอีเมล และส่งหาผู้ที่เกี่ยวข้องในสิทธิ์อะไรบ้าง เพื่อเป็นการตรวจสอบเมื่อเกิดปัญหาหรืออธิบายแก่เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบประจำส่วนงานได้เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน
