การเก็บข้อมูลการประสานงานโครงการความร่วมมือ
ในการจัดโครงการความร่วมมือกับส่วนงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย ด้านการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีของนิสิต อาจารย์ และบุคลากรมหาวิทยาลัยบูรพา ทางฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ จะได้รับการติดต่อประสานงานจากส่วนงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย ผ่านช่องทางต่าง ๆ ทั้งจากผู้บริหารของสำนักคอมพิวเตอร์ได้รับการประสานงานมาและสั่งการมาที่ฝ่ายบริการวิชาการ และเจ้าหน้าที่หรืออาจารย์ของส่วนงานต่าง ๆ ประสานงานเข้ามา ดังนั้นเมื่อได้รับการประสานงานแล้ว เจ้าหน้าที่จัดอบรมจะต้องสอบถามข้อมูลในรายละเอียดต่าง ๆ แต่เนื่องจากจำนวนข้อมูลที่ต้องสอบถามกับผู้ประสานงานมีจำนวนค่อนข้างมาก โดยเบื้องต้นขณะนี้มีข้อคำถามสำหรับใช้เก็บข้อมูลโดยประมาณ 20 ข้อ ดังตัวอย่างเช่น วันที่ติดต่อ, ชื่อส่วนงาน, ผู้ประสานงาน, เบอร์โทรศัพท์ภายใน, เบอร์โทรศัพท์มือถือ, อีเมล, วันที่จัด, เวลา, สถานที่, หลักสูตร เป็นต้น
เจ้าหน้าที่จัดอบรมได้ปรับปรุงการปฏิบัติงานโดยนำโปรแกรม Microsoft Excel มาใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลแทนการจดบันทึกลงกระดาษ แต่เนื่องจากข้อมูลที่ต้องกรอกมีจำนวนมาก หากทำการกรอกข้อมูลแบบปกติโดยการกรอกเรียงตามคอลัมน์ไปเรื่อย ๆ นั้นไม่สะดวก และอาจทำให้บันทึกข้อมูลผิดพลาดได้ง่าย เจ้าหน้าที่จัดอบรมจึงได้ใช้เครื่องมือ Form ในโปรแกรม Microsoft Excel มาช่วยในการบันทึกข้อมูลในส่วนนี้ เพื่อสะดวกในการบันทึกข้อมูลเพื่อจัดเก็บใน Excel นอกจากนี้ยังช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลและรายการคำถามได้ง่าย ชัดเจน รวมถึงทำให้สามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วนไม่ตกหล่น โดยมีวิธีการเรียกใช้งาน Form ทำได้ดังนี้
1. ไปที่เมนู File -> Options
2. ไปที่เมนู Customize Ribbon -> เลือก All Commands -> เลื่อนเลือกหา Form… ->กดปุ่ม Add >> เพิ่มมาในฝั่ง Main Tabs ด้านขวา -> กดปุ่ม OK
3. ไอคอน Form จะปรากฏที่มุมบนด้านซ้ายตรงส่วนของ Customize Quick Access Toolbar ของโปรแกรม Excel เพื่อให้เรียกใช้งาน Form ได้ตลอดเวลา
ประโยชน์ที่ได้รับ
1. เจ้าหน้าที่จัดอบรมสร้างฟอร์มเก็บข้อมูลการประสานงานโครงการความร่วมมือเพื่อเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน และไม่สูญหาย
2. เจ้าหน้าที่ในฝ่ายสามารถนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเองได้
