ถอดบทเรียน การคิดค่าปรับผิดสัญญางานจ้างเหมาทำความสะอาด ของสำนักคอมพิวเตอร์

จากการปฏิบัติงานพัสดุสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ที่ผ่านมาพบปัญหาเรื่องของการบริหารสัญญางานจัดจ้างเหมาทำความสะอาดอาคารสำนักคอมพิวเตอร์ และอาคารเฉลิมพระเกียรติฉลองสิริราชสมบัติครบ 60 ปี (KB) (พื้นที่ให้บริการ IT Services ชั้น 1) จำนวน 1 งาน เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานของคู่สัญญางานจัดจ้างเหมาทำความสะอาดอาคารสำนักคอมพิวเตอร์ได้ขาดงาน ดังนั้น การจัดทำสัญญาตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ประกอบระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 สำนักคอมพิวเตอร์ ในฐานะผู้ว่าจ้าง จะต้องจัดทำสัญญาและบริหารสัญญา ให้เป็นไปตามเงื่อนไขหรือข้อกำหนดในสัญญา เพื่อรักษาสิทธิและประโยชน์ของหน่วยงานหรือคู่สัญญา ทั้งจะต้องปฏิบัติงาน
ตามระเบียบ ข้อกำหนดของทางราชการ และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ด้วยความเป็นธรรม และตรวจสอบได้การบริหารสัญญาเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 100 ความว่า ในการดำเนินการตามสัญญาหรือข้อตกลง ให้ผู้มีอำนาจแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุเพื่อรับผิดชอบการบริหารสัญญาหรือข้อตกลงและการตรวจรับพัสดุ ดังนั้น ค่าปรับถือเป็นเงื่อนไขที่ปรากฎอยู่ในข้อสัญญา โดยปกติแล้วถ้าผู้รับจ้างได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขในสัญญา เช่น ส่งมอบงานภายในกำหนดสัญญาแล้ว สำนักคอมพิวเตอร์ในฐานะผู้ว่าจ้างก็เพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องของงานจัดจ้างเหมาทำความสะอาดอาคารสำนักคอมพิวเตอร์ หากตรวจสอบแล้วพบว่าถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา ก็ดำเนินการตรวจรับและดำเนิการเบิกจ่ายเงินให้กับ ผู้รับจ้างตามเงื่อนไขของสัญญา แต่หากผู้รับจ้างไม่ปฏิบัติตามสัญญาในกรณีมีพักงานทำความทำความสะอาดหรือคนสวนไม่มาปฏิบัติงานตามจำนวนเงื่อนไขในสัญญา ผู้รับจ้างต้องชำระค่าปรับตามสัญญาให้กับสำนักคอมพิวเตอร์ โดยมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. คณะกรรมการตรวจรับ มีการประชุมเพื่อพิจารณาตามเงื่อนไขในสัญญา และจัดทำบันทึกข้อความผ่านเจ้าหน้าที่พัสดุ
2. เจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำเสนอผ่านรักษาการหัวหน้าสำนักงานผู้อำนวยการ, ผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่ และเสนอหัวหน้าส่วนงาน
3. หัวหน้าส่วนงานพิจาณาสั่งการ
4. เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการตามที่หัวหน้าส่วนงานสั่งการ ในการมีค่าปรับตามสัญญา งานพัสดุดำเนินการ
ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Government Procurement : e – GP ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) ตามเอกสารดังนี้
4.1 หนังสือแจ้งเรื่องแจ้งสิทธิ์การเรียกค่าปรับ
4.2 หนังสือแจ้งสงวนสิทธิ์การปรับ
4.3 หนังสือแจ้งค่าปรับ
5. เจ้าหน้าที่พัสดุนำเสนอเสนอผ่านรักษาการหัวหน้าสำนักงานผู้อำนวยการ , ผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่
และเสนอหัวหน้าส่วนงาน
6. หัวหน้าส่วนงานลงนาม
7. เจ้าหน้าที่พัสดุส่งหนังสือแจ้งคู่สัญญา
8. คู่สัญญาส่งมอบงาน ส่งเอกสารให้งานสารบรรณลงรับแจ้งเจ้าหน้าที่พัสดุ
9. เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการตรวจรับพัสดุ เอกสารตรวจรับดำเนินการบันทึกค่าปรับในระบบอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Government Procurement : e – GP ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) และระบบบริหารทรัพยากรองค์กร มหาวิทยาลัยบูรพา (BUU-ERP) ตามหนังสือแจ้งค่าปรับ
10. เจ้าหน้าที่พัสดุส่งเอกสารให้คณะกรรมการตรวจรับลงนาม
11. เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการเสนอผ่านรักษาการหัวหน้าสำนักงานผู้อำนวยการ , ผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่ และเสนอหัวหน้าส่วนงานลงนาม
12. เจ้าหน้าที่พัสดุจัดเก็บเอกสารตรวจรับในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ส่งเรื่องเอกสารตรวจรับทั้งหมด
ให้งานการเงินดำเนินการบันทึกตั้งหนี้ เพื่อเตรียมจ่ายชำระค่าจ้างให้กับคู่สัญญา

ขั้นตอนกระบวนการ