Explicit Knowledge เรื่อง การรวบรวมและจัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญของฝ่ายบริการวิชาการสำหรับการจัดทำเล่มรายงานการประเมินตนเองตามเกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินงานที่เป็นเลิศ

ในการจัดทำรายงานการประเมินตนเองตามเกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินงานที่เป็นเลิศ (EdPEx) ของสำนักคอมพิวเตอร์ ฝ่ายบริการวิชาการต้องดำเนินการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลและจัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญในการดำเนินงานของฝ่ายบริการวิชาการ เพื่อใช้สำหรับการจัดทำเล่มรายงานการประเมินตนเองตามเกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินงานที่เป็นเลิศ (EdPEx) โดยจะมีข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องที่สำคัญ ดังนี้

• ข้อมูลการสำรวจความต้องการและความคาดหวังในการฝึกอบรมด้านไอซีที ประจำปีงบประมาณ
• ผลประเมินความพึงพอใจ ความไม่พึงพอใจในการจัดโครงการอบรมพัฒนาศักยภาพนิสิต บุคลากร อาจารย์ และโครงการอบรมบริการวิชาการ
• จำนวนผู้เข้าร่วมโครงการอบรมพัฒนาศักยภาพนิสิต บุคลากร อาจารย์ และโครงการอบรมบริการวิชาการ
• รายงานการประชุม BAR/AAR การจัดโครงการอบรมพัฒนาศักยภาพนิสิต บุคลากร อาจารย์ และโครงการอบรมบริการวิชาการ
• รายงานข้อมูลการดำเนินงานตามตัววัดกระบวนการที่สำคัญของฝ่ายบริการวิชาการ

โดยในการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ นั้น โดยส่วนใหญ่จะมีการจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ Google Drive และระบบระบบฝึกอบรม สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ซึ่งจะมีการแชร์และกำหนดสิทธิ์ไว้ให้กับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยข้อมูลต่าง ๆ ได้มีการจัดเก็บและผู้ที่รับผิดชอบข้อมูลสามารถสรุปได้ดังนี้

รายการข้อมูล	ประเภทไฟล์	ที่จัดเก็บข้อมูล	ผู้รับผิดชอบข้อมูล
ข้อมูลการสำรวจความต้องการและความคาดหวังในการฝึกอบรม	Google Form	Google Drive	หัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการ, ฐิติรัตช์, พนิดา
ผลประเมินความพึงพอใจ ความไม่พึงพอใจในการจัดโครงการ	Google Form	Google Drive	ฐิติรัตช์, พนิดา, ณัฐวัณฏ์
จำนวนผู้เข้าร่วมโครงการอบรมแต่ละโครงการ	ฐานข้อมูล	ระบบฝึกอบรม สำนักคอมพิวเตอร์ (training.buu.ac.th)	ฐิติรัตช์, พนิดา, ณัฐวัณฏ์
รายงานการประชุม BAR/AAR การจัดโครงการอบรม	Word	OneDrive/Teams ของฝ่าย	ฐิติรัตช์, พนิดา, ณัฐวัณฏ์
รายงานข้อมูลการดำเนินงานตามตัววัดกระบวนการที่สำคัญ	Word	Teams ของฝ่าย	สุรีรัตน์

ซึ่งในแต่ละปีจะต้องมีการนำข้อมูลมาสรุปและจัดทำรายงานต่าง ๆ โดยหัวหน้าฝ่ายจะมอบหมายให้เลขานุการฝ่ายช่วยดำเนินการนำข้อมูลของการดำเนินงานโครงการต่าง ๆ มารวมไว้ที่ไฟล์ Excel เพื่อนำไปวิเคราะห์และประมวลผลต่อ โดยมีข้อมูลที่สำคัญที่จะต้องนำมาสรุปและวิเคราะห์ผลได้แก่ ผลประเมินความพึงพอใจ ความไม่พึงพอใจในการจัดโครงการ และจำนวนผู้เข้าร่วมโครงการอบรมแต่ละโครงการ ซึ่งมีการดำเนินงานดังนี้ 1. ผลประเมินความพึงพอใจ สำหรับผลประเมินความพึงพอใจในแต่ละโครงการนั้น จะนำข้อมูลดิบของทุกโครงการในแต่ละปีมารวมกันไว้ที่ไฟล์ Excel จากนั้นจะนำข้อมูลมาสร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ค่าความพึงพอใจ, การนำความรู้ที่ได้รับจากการอบรมไปใช้ประโยชน์, ความคิดเห็นของลูกค้าในด้านการกลับมาใช้บริการฝึกอบรมกับทางสำนักคอมพิวเตอร์, ความคิดเห็นของลูกค้าในเรื่องของการแนะนำบุคคลที่รู้จักให้มาฝึกอบรมกับสำนักคอมพิวเตอร์ และความคาดหวังในการอบรม 2. ความไม่พึงพอใจในการจัดโครงการ สำหรับผลประเมินความไม่พึงพอใจในแต่ละโครงการนั้น จะได้จากแบบฟอร์มการประเมินความพึงพอใจการจัดโครงการ ซึ่งจะต้องนำข้อมูลความไม่พึงพอใจรวมถึงของทุกโครงการในแต่ละปีมารวมกันไว้ที่ไฟล์ Excel และพิจารณาความไม่พึงพอใจแต่ละข้อเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลความไม่พึงพอใจออกเป็นด้าน ๆ แล้วสรุปจำนวนตามแต่ละด้าน เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลในแต่ละปีงบประมาณ 3. จำนวนผู้เข้าร่วมโครงการอบรม สำหรับข้อมูลผู้เข้าร่วมโครงการอบรมนั้น ในการจัดโครงการแต่ละโครงการผู้รับผิดชอบจะเข้าไปบันทึกข้อมูลผู้ที่มาหรือไม่มาอบรมของแต่ละโครงการในระบบฝึกอบรม สำนักคอมพิวเตอร์ (training.buu.ac.th) โดยก่อนที่นำข้อมูลออกจากระบบมาทำรายงานนั้น จะแจ้งให้ผู้รับผิดชอบโครงการตรวจสอบข้อมูลว่ามีการบันทึกข้อมูลผู้ที่มาหรือไม่มาอบรมของแต่ละโครงการให้เรียบร้อย (กรณีโครงการนั้นไม่ได้มีการออกวุฒิบัตรอิเล็กทรอนิกส์) และจะทำการ export ข้อมูลรายชื่อผู้อบรมออกมาทีละโครงการ ในกรณีที่ต้องการความรวดเร็วสามารถแจ้งผู้พัฒนาระบบที่เข้าถึงฐานข้อมูลทำการ export ข้อมูลให้ได้ หากมีโครงการที่มีการลงทะเบียนผ่าน Google Forms หรือแหล่งอื่น ๆ จะต้องนำรายชื่อจาก Google Forms ออกมาเพื่อรวมกับรายชื่อจากระบบให้ครบถ้วน โดยเมื่อได้รายชื่อผู้เข้าอบรมมาแล้ว จะต้องตรวจสอบข้อมูลที่สำคัญได้แก่ ประเภทโครงการ, ส่วนงาน และประเภทของบุคลากร จากนั้นใส่สูตรคำนวณเพื่อหากลุ่มสาขาของคณะต่าง ๆ และหน่วยงานสนับสนุน เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลตามกลุ่มสาขา เมื่อได้ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์และรายงานข้อมูลจำนวนผู้อบรมแยกตามประเภทโครงการ, จำนวนผู้อบรมแยกประเภทของบุคลากร จำนวนผู้อบรมแยกตามกลุ่มสาขา และจำนวนโครงการแยกตามประเภท โดยเอกสารข้อมูลดิบที่ใช้ และไฟล์การวิเคราะห์ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ใน Teams ของฝ่ายบริการวิชาการ โดยจัดเก็บที่โฟลเดอร์ “ข้อมูล EdPEx ฝ่ายบริการวิชาการ”