Explicit Knowledge เรื่อง การเตรียมความพร้อมในการตรวจ ISO 9001:2015 ของการให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ และห้องบรรยาย

ภาระงานที่รับผิดชอบ

สำนักคอมพิวเตอร์ได้นำระบบบริหารจัดการคุณภาพ (ISO 9001:2015) มาใช้ในการบริหารองค์กร เพื่อเพิ่มคุณภาพในการให้บริการ ซึ่งจะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบโดยผ่านการตรวจประเมิน Audit จาก Certified Body ก่อนที่จะได้ใบรับรอง Certificate และเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรยังสามารถธำรงรักษาระดับความเป็นมาตรฐานและความสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบ จึงกำหนดให้ต้องมีการตรวจประเมินระบบอย่างต่อเนื่องทุกปี โดยงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ และห้องบรรยาย เป็นงานหนึ่งของฝ่ายบริการที่มีการจัดทำระเบียบปฏิบัติการให้บริการและแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงาน และมีการกำหนดตัวชี้วัดความพึงพอใจในนโยบายคุณภาพของสำนักคอมพิวเตอร์

ซึ่งในการดำเนินงานผู้ดูแลการให้บริการห้องจะต้องทบทวนและดำเนินการตามระเบียบปฏิบัติงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยาย โดยจัดทำเอกสารแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อรับการตรวจติดตามภายในและการตรวจติดตามจากบริษัทภายนอกทุกปี

การเรียนรู้ ความคาดหวัง ของ “ลูกค้า/ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่นำเสนอ”

1. การจัดเตรียมเอกสารในการให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยายให้พร้อมและถูกต้องสำหรับการตรวจ ISO 9001:2015
2. สำนักคอมพิวเตอร์เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงานตามมาตรฐานสากล และมีการพัฒนาปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิผลตามกรอบนโยบาย

วัตถุประสงค์ (ให้บอกวัตถุประสงค์ขององค์ความรู้ที่นำเสนอ)

1. เพื่อเตรียมความพร้อมรองรับการ Audit ได้อย่างครบถ้วนทุกประเด็น ตามข้อกำหนดของระบบ
2. เพื่อให้สามารถผ่านการตรวจรับรองระบบ และการตรวจประเมิน Audit ได้อย่างมีประสิทธิภาพและความสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ตามมาตรฐานสากล
3. เพื่อให้บุคลากรในฝ่ายสามารถรับการการตรวจติดตาม Audit ทดแทนกันได้

บทสรุปองค์ความรู้ (สรุปเนื้อหาองค์ความรู้ที่สำคัญ และจำเป็น บอกแนวทางการดำเนินการ วิธีการ หรือวิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุองค์ความรู้ที่ต้องการ)

ในการให้บริการห้องบรรยายและห้องปฏิบัติการเมื่อมีการทำหนังสือบันทึกข้อความข้อใช้ห้องมาแล้วนั้น เจ้าหน้าหน้าที่จะทำหนังสือตอบกลับ และส่งอีเมลยืนยันไปยังผู้ใช้บริการ โดยดำเนินการตามปฏิบัติงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยาย ซึ่งจะมีการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ แยกเก็บไว้เป็นชุดของหน่วยงานที่มาขอใช้บริการ โดยในแฟ้มเอกสารจะประกอบด้วย

1. จัดเตรียมเอกสารแบบฟอร์มการขอใช้ห้องห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย สำหรับสำนักคอมพิวเตอร์ (CC-QF-05-104)
2. จัดเตรียมเอกสารแบบฟอร์มการขอใช้ห้องห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย สำหรับส่วนงานภายในหรือหน่วยงานภายนอก (CC-QF-05-043) และหนังสือตอบกลับ
3. จัดเตรียมเอกสารแบบฟอร์มการรับชำระค่าธรรมเนียมการใช้ห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย (CC-QF-05-090)
4. จัดเตรียมเอกสารสำเนาใบเสร็จรับเงิน
5. ส่งสำเนาตอบรับการขอใช้ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยายทางอีเมล เพื่อยืนยันการขอความอนุเคราะห์ห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย
6. จัดเตรียมเอกสารบัญชีผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ต

โดยเจ้าหน้าที่จะมีการจัดทำแฟ้มเอกสารแยกตามปีงบประมาณ และจัดเก็บไว้ที่ห้อง 104 แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด 19 ทำให้มีการปรับรูปแบบการตรวจเป็นแบบออนไลน์ เจ้าหน้าที่ต้องสแกนเอกสารแบบฟอร์มตามระเบียบปฏิบัติและจัดทำข้อมูลเป็นชุดข้อมูลเพื่อรับการตรวจ

ดังนั้นการได้รับการตรวจประเมิน ระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 แบบออนไลน์ มีขั้นตอนดังนี้

1. แสกนเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อย เป็นชุดตามหน่วยงานที่ขอใช้บริการ
2. นำเอกสารที่แสกนเสร็จเรียบร้อยวางไว้ที่ https://teams.microsoft.com
3. คลิกที่ BUCCAS
4. คลิกที่ “ไฟล์” แล้วเลือกโฟลเดอร์ “เอกสารตรวจ ISO”

5. เปิดโฟลเดอร์ที่จัดเก็บเอกสารงานบริการห้อง สำนักคอมพิวเตอร์, หน่วยงายภายใน, หน่วยงานภายนอก

รูปห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยายสามารถดูได้ที่ https://ict.buu.ac.th

1. คลิก “เมนูบริการ”
2. เลือก “เมนูห้องบรรยายและห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

3. รูปห้องบรรยายและห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

ประโยชน์ที่ได้รับ (บอกประโยชน์ที่จะได้รับจากองค์ความรู้ที่นำเสนอทั้งภายในและภายนอกส่วนงาน)

1. บุคลากรในฝ่ายบริการวิชาการทราบถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในการตรวจรับรองระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ของระเบียบปฏิบัติงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยาย
2. บุคลากรในฝ่ายบริการวิชาการได้รับความรู้เกี่ยวกับการขั้นตอนการเตรียมเอกสารของระเบียบปฏิบัติงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยาย
3. บุคลากรในฝ่ายสามารถรับการการตรวจติดตาม Audit ระเบียบปฏิบัติงานบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และห้องบรรยายทดแทนกันได้