แบบฟอร์มการจัดทำ-Explicit-Knowledge-update-ข้อมูล-Google-แบบอัตโนมัติ

ปัจจุบันสำนักคอมพิวเตอร์ให้บริการ Google Workspace for Education ให้แก่ผู้บริหาร อาจารย์ บุคลากร และนิสิต ในการใช้งานระบบผู้ใช้บริการสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านได้ที่เว็บไซต์ myid.buu.ac.th เพื่อใช้ในการเข้าระบบ Google แต่พบปัญหาว่า มีผู้ใช้บางรายมีการเข้าใช้งานหลายอุปกรณ์ ทำให้ Google มีการตรวจสอบการใช้งานและไม่สามารถเข้าระบบได้ ถึงแม้รหัสผ่านจะถูกต้อง วิธีการแก้ปัญหาในปัจจุบัน ผู้ใช้งานจะต้องทำการแจ้งปัญหาให้ผู้ดูแลระบบทราบ และผู้ดูแลจะทำการสอบถามข้อมูลยืนยันตัวตน และตรวจสอบข้อมูลจากระบบ Buu Account ระบบบริการศึกษา เมื่อข้อมูลถูกต้องจึงจะทำการกรอกข้อมูลเบอร์โทรศัพท์สำหรับยืนยันตัวในให้ภายในระบบของ Google จากนั้นผู้ใช้งานจะสามารถเข้าระบบได้ โดยมีการส่งข้อมูล OTP จาก Google เข้าไปยังหมายเลขที่ผู้ใช้งานแจ้ง ในการตรวจสอบข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคน มีขั้นตอนเป็นจำนวนมาก จึงไม่สะดวกต่อการทำงานของผู้ดูแลระบบ เมื่อมีปริมาณการแจ้งปัญหาปริมาณมาก ดังนั้น จึงมีการปรับวิธีการดำเนินงาน ให้เป็นอัตโนมัติ โดยใช้ google app script โดยมีวิธีการดังนี้

ดำเนินการสร้างฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล

สร้างผลการตอบกลับ ทำการเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ตัวอย่างมีการเปลี่ยนชื่อเป็น data

ทำการสร้าง Google Script

คำอธิบายโค้ด

Function afterFormSubmit จะถูกเรียกเมือผู้ใช้งานมีการบันทึกคำตอบในฟอร์ม

บรรทัดที่ 2 ข้อมูลที่ตอบจะถูกเก็บอยู่ในตัวแปร array ที่ชื่อว่า info

บรรทัดที่ 3 ส่งคำตอบไปที่ฟังก์ชั่น UpdatePhoneRecovery

บรรทัดที่ 4 รับค่าแถวข้อมูล

บรรทัดที่ 5 รับค่าแผ่นงานที่ชื่อว่า data

บรรทัดที่ 6 ทำการใส่ค่าผลลัพธ์การอัพเดทข้อมูลลงไปที่คอลัมน์ที่ 6 ของแผ่นงานที่ชื่อว่า data

บรรทัดที่ 11-13 เป็นการกำหนดตัวแปร ที่รับจากการกรอกข้อมูล

บรรทัดที่ 15 ทำการตัดเบอร์โทรศัพท์และแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ +66 ตามที่ Google ต้องการ

บรรทัดที่ 17 ตั้งค่าตัวแปร สถานะการอัพเดท

บรรทัดที่ 19-24 เป็นการกำหนดค่าเข้าไปและเรียกฟังก์ชั่นในการอัพเดทข้อมูล

บรรทัดที่ 25-27 จะเป็นการอัพเดทสถานะถ้ามีการผิดพลาดจากการอัพเดท

บรรทัดที่ 29-30 เป็นการกำหนดข้อความเพื่อใช้ส่งข้อความแจ้งเตือนในไลน์ผู้ดูแลระบบ

บรรทัดที่ 31 ส่งสถานะการอัพเดทข้อมูล เพื่อให้อัพเดทในผลการตอบกลับ

บรรทัดที่ 34–46 เป็นฟังก์ชั่นสำหรับการส่งข้อความทางไลน์

ผลลัพธ์มีการส่งข้อมูลและแจ้งเตือนทางไลน์

เพียงเท่าที่ เมื่อมีผู้แจ้งปัญหาให้ทำการส่งลิงค์แบบฟอร์มให้ผู้รับบริการกรอกข้อมูล ในฝั่งของเจ้าหน้าที่ ก็จะสามารถตรวจสอบสถานะผ่านทางช่องทางไลน์ได้ทันที