การนำฟังก์ชั่น Spreadsheet มาใช้ในการแสดงรายชื่อเอกสาร ISO ของฝ่าย
จำนวนเอกสาร ISO ที่ฝ่ายโครงสร้างพื้นฐานระบบครอบครองหรือเกี่ยวข้อง ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติ คู่มือ และแบบฟอร์ม ที่จัดเก็บเอกสาร (หลักฐาน) จะมีจำนวนมาก ทั้งนี้เดิมได้มีการแยกเก็บรายละเอียดเป็นจำนวนหลายไฟล์ จึงจัดทำรายการเอกสารที่มีทั้งหมดของฝ่ายข้างต้นรวมไว้ในไฟล์เดียว และนำฟังก์ชั่น Spreadsheet มาใช้ในไฟล์เอกสาร เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้รับผิดชอบเอกสารของฝ่าย ในการปรับปรุงแก้ไขเอกสาร และการปฏิบัติงาน ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย สะดวก รวดเร็ว และลดความผิดพลาดในการแก้ไขปรับปรุงเอกสารที่เกี่ยวเนื่องกันแบบครบถ้วน รวมทั้งสามารถสรุปและกรองข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยมีฟังก์ชั่น Spreadsheet และเทคนิคที่เกี่ยวข้องดังนี้
- Sheet ISO9001 & 27001 เป็น Sheet สำหรับให้บุคลากรฝ่ายบันทึกข้อมูลในคอลัมน์ “ที่จัดเก็บเอกสาร (หลักฐาน)” ของแบบฟอร์มเท่านั้น โดยที่ไม่สามารถแก้ไขข้อความในคอลัมน์อื่น ๆ ยกเว้นผู้รับผิดชอบในการจัดทำไฟล์นี้เท่านั้น เนื่องจากจะมีการกำหนดสิทธิ์และรหัสผ่านสำหรับแก้ไขไว้ เพื่อป้องกันการลบ แก้ไข เอกสาร ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
- Freeze Plane ที่ Cell A5 เพื่อให้ตรีงหัวข้อไม่ให้เลื่อนขึ้น เมื่อผู้ใช้งานเลื่อนหน้ากระดาษ
วิธีทำ คลิก Cell A5 ที่ Memu View คลิก Freeze Plane
- กำหนดให้เมื่อพิมพ์รหัสของ ISO 9001 แสดงสีแบ่งตามหมวด CC-QP (ระเบียบปฏิบัติ), CC-QD (คู่มือ) และ CC-QF (แบบฟอร์ม) โดยอัตโนมัติ
วิธีทำ คลิกเลือกครอบคลุมทั้ง Sheet ที่ Menu Home คลิก Conditioning Formatting หลังจากนั้นกำหนดสี และรูปแบบตามต้องการ ดังรูป
- คำนวณผลรวมอัตโนมัติ แยกตามประเภทของ ISO และประเภทเอกสาร ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติ คู่มือ แบบฟอร์ม โดยใส่ผลรวมที่ด้านล่างตารางของ Sheet
วิธีทำ คลิก Cell ที่ใส่ผลรวม
ระเบียบปฏิบัติ 27001 คลิก Cell C78 ใส่สูตร =COUNTIF($A$5:$A$75,”*S*”)
ระเบียบปฏิบัติ 9001 คลิก Cell C79 ใส่สูตร =COUNTIF($A$5:$A$75,”*Q*”)
คู่มือ 27001 คลิก Cell F78 ใส่สูตร =COUNTIF($D$5:$D$75,”*S*”)
คู่มือ 9001 คลิก Cell F79 ใส่สูตร =COUNTIF($D$5:$D$75,”*Q*”)
แบบฟอร์ม 27001 คลิก Cell I78 ใส่สูตร =COUNTIF($G$5:$G$75,”*S*”)
แบบฟอร์ม 9001 คลิก Cell I79 ใส่สูตร =COUNTIF($G$5:$G$75,”*Q*”)
- กำหนดสิทธิไม่ให้แก้ไขข้อมูลอื่น ๆ ยกเว้นข้อมูลในคอลัมน์ “ที่จัดเก็บเอกสาร (หลักฐาน)” ของแบบฟอร์มเท่านั้น ยกเว้นผู้รับผิดชอบในการจัดทำไฟล์นี้จะสามาถแก้ไขข้อมูลทั้งหมดได้โดยต้องใส่รหัสผ่านที่กำหนดไว้ เพื่อป้องกันการลบ แก้ไข เอกสาร ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
วิธีทำ ที่ Menu Review คลิก Allow Users to Edit Ranges คลิกปุ่ม New…กำหนดขอบเขตทั้ง Sheet หลังจากนั้นคลิกปุ่ม Protect Sheet… เลือกดังรูป กำหนด Password ตามต้องการ เพื่อใช้ในการแก้ไข Sheet หรือยกเลิกในการป้องกันการแก้ไข
2. Sheet Filter ISO เป็น Sheet สำหรับให้บุคลากรฝ่ายกรองข้อมูล (Filter) ค้นหาข้อมูลตามแต่ละคอลัมน์ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ISO ของฝ่าย โดยที่ไม่สามารถแก้ไขข้อความในทุกคอลัมน์ ยกเว้นผู้รับผิดชอบในการจัดทำไฟล์นี้เท่านั้น เนื่องจากจะมีการกำหนดสิทธิ์และรหัสผ่านสำหรับแก้ไขไว้ เพื่อป้องกันการลบ แก้ไข เอกสาร ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
– Copy ข้อมูลจาก Sheet ISO9001 & 27001 มายัง Sheet Filter ISO
– คลิกเลือกครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการกรองข้อมูลทั้งหมดใน Sheet ได้แก่ A4:K75 ที่ Menu Data คลิก Filter จะได้ลูกศรเล็ก ๆ เพื่อใช้ในการกรองข้อมูลดังรูป แต่ต้องเติมเต็มข้อมูลให้ครบทุกบรรทัดสำหรับแต่ละระเบียบ จึงจะสามารถได้ผลลัพธ์การกรองข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ต้องการ
– กำหนดสิทธิไม่ให้แก้ไขข้อมูลอื่น ๆ ยกเว้นกรองข้อมูลอย่างเดียวเท่านั้น ยกเว้นผู้รับผิดชอบในการจัดทำไฟล์นี้จะสามาถแก้ไขข้อมูลทั้งหมดได้โดยต้องใส่รหัสผ่านที่กำหนดไว้ เพื่อป้องกันการลบ แก้ไข เอกสาร ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
วิธีทำ ที่ Menu Review คลิก Protect Sheet… เลือกดังรูป กำหนด Password ตามต้องการ เพื่อใช้ในการแก้ไข Sheet หรือใช้ในการยกเลิกการป้องกันการแก้ไข
