การปรับเปลี่ยนรูปแบบออกใบเสร็จด้วยระบบ BUUERP Fiori ในการบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย

• ภาระงานที่รับผิดชอบ

ฝ่ายบริการวิชาการมีหน้าที่ในการให้บริการจัดหลักสูตรฝึกอบรมเพื่อพัฒนาความรู้ทางด้านไอซีทีให้แก่นิสิต บุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา หน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน และบุคคลทั่วไป ตลอดจนให้บริการวิชาการเป็นที่ปรึกษาด้านไอซีทีในโครงการขนาดใหญ่ให้แก่หน่วยงานภาครัฐ และให้บริการสถานที่สำหรับการจัดประชุม อบรม สัมมนา  ซึ่งทั้งการจัดฝึกอบรมหรือการขอใช้ห้องปฏิบัติการเพื่อการจัดประชุม อบรม สัมมนา นั้น จะสามารถดำเนินการให้สำเร็จลุล่วงได้ ทั้งห้องปฏิบัติการ และเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ ต้องมีความพร้อมในการใช้งานอยู่เสมอ โดยฝ่ายบริการวิชาการมีนโยบายในการให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย ทั้งในวันเวลาราชการและวันหยุดราชการ

 

• การเรียนรู้ ความคาดหวัง ของ “ลูกค้า/ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่นำเสนอ”
• เจ้าหน้าที่การเงินออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน
• ลูกค้าที่มาใช้บริการได้รับใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องที่ถูกต้อง ครบถ้วนและรวดเร็ว
• ลดระยะเวลาหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้อง

 

• วัตถุประสงค์ (ให้บอกวัตถุประสงค์ขององค์ความรู้ที่นำเสนอ)

๓.๑ เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับแนวทางในการปฏิบัติงานในการรับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องโดยใช้ใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

๓.๒ เพื่อให้ความรู้กับเจ้าหน้าที่ในฝ่ายให้สามารถปฏิบัติหน้าที่แทนหรือตอบคำถามของผู้ใช้บริการในเรื่องของการออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้อง

 

• บทสรุปองค์ความรู้ (สรุปเนื้อหาองค์ความรู้ที่สำคัญ และจำเป็น บอกแนวทางการดำเนินการ วิธีการ หรือวิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุองค์ความรู้ที่ต้องการ)

เมื่อลูกค้ามาใช้บริการห้องบรรยายหรือห้องปฏิบัติการแล้ว จะต้องชำระเงินค่าธรรมเนียมและสำนักคอมพิวเตอร์จะออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า ซึ่งจะมีการจัดเก็บค่าธรรมเนียมเป็นไปตามระเบียบ เรื่อง หลักเกณฑ์และอัตราค่าตอบแทนการใช้ห้องบรรยาย และห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา พ.ศ. ๒๕๕๘ ซึ่งสามารถตรวจสอบได้จากเว็บไซต์สำนักคอมพิวเตอร์ https://ict.buu.ac.th โดยอัตราค่าธรรมเนียมการใช้ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยายในปัจจุบันแสดงดังตาราง

 

ขนาดความจุของห้อง	อัตราค่าตอบแทน (บาท)
	ส่วนงานภายในมหาวิทยาลัย		ส่วนงานภายนอกมหาวิทยาลัย
	ต่อหนึ่งวัน	ต่อครึ่งวัน	ต่อหนึ่งวัน	ต่อครึ่งวัน
ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์
ไม่เกิน 20 คน	4,000	2,000	6,000	3,000
ไม่เกิน 40 คน	6,000	3,000	8,000	4,000
ห้องบรรยาย
ไม่เกิน 20 คน	3,000	1,500	4,000	2,000
ไม่เกิน 60 คน	4,000	2,000	6,000	3,000
ไม่เกิน 120 คน	6,000	3,000	10,000	5,000

 

เมื่อลูกค้าชำระค่าบริการ และส่งหลักฐานการชำระค่าบริการมาเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องจะพิมพ์แบบฟอร์มการรับชำระเงินค่าห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยายสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา (ซึ่งจัดเก็บอยู่ที่ https://teams.microsoft.com -> สำนักคอมพิวเตอร์ -> โฟลเดอร์เอกสารส่วนกลาง -> แบบฟอร์มการรับชำระเงินค่าห้อง) พิมพ์แบบฟอร์มการรับชำระเงินค่าห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ให้ลูกค้ากรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

ดังตัวอย่างดังนี้

• 

เมื่อตรวจสอบข้อมูลกับลูกค้าเรียบร้อยแล้ว นำเงินที่ลูกค้าชำระและแบบฟอร์มไปให้เจ้าหน้าที่การเงินออกใบเสร็จรับเงิน การเงินมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการออกใบเสร็จใหม่ ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องต้องประสานแจ้งกับทางผู้ใช้บริการ เพื่อแจ้งการปรับเปลี่ยนรูปแบบและสอบถามลูกค้าว่าสามารถใช้ใบเสร็จรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ โดยจากการสอบถามและเก็บรวบรวมข้อมูลพบว่า หน่วยงานที่มาใช้บริการห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยายสำนักคอมพิวเตอร์ ซึ่งรูปแบบการออกใบเสร็จและการปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลงดังนี้

การออกใบเสร็จแบบเดิม

เมื่อเจ้าหน้าที่การเงินออกใบเสร็จรับเงินให้เรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องจะนำใบเสร็จรับเงินมาถ่ายสำเนาเก็บไว้เพื่อตรวจสอบภายหลังได้ และจะนำใบเสร็จรับเงินตัวจริงพร้อมกับแบบฟอร์มการรับชำระเงินค่าห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยายสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ไปให้กับลูกค้าเซ็นรับใบเสร็จ

การออกใบเสร็จด้วยระบบ BUUERP Fiori

ปัจจุบันมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบออกใบเสร็จด้วยระบบ BUUERP Fiori ในการบริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย เมื่อลูกค้าที่มาใช้บริการห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยาย ลูกค้าจะโอนเงินค่าธรรมเนียม

มาที่ ธนาคารกรุงไทย บัญชี มหาวิทยาลัยบูรพา เลขบัญชี 3861004429 นำส่งหลักฐานการโอนเงิน และที่อยู่ในการออกใบเสร็จรับเงินมายัง e-mail :sureeratc@buu.ac.th หรือทาง Line ดังตัวอย่างดังนี้

เมื่อลูกค้าส่งหลักฐานการโอนเงิน และที่อยู่ในการออกใบเสร็จรับเงินมาเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้อง จะส่งหลักฐานต่อให้เจ้าหน้าที่การเงินเพื่อทำการออกใบเสร็จด้วยระบบ BUUERP Fiori เมื่อเจ้าหน้าที่การเงินออกใบเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะส่งใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ให้กับเจ้าหน้าที่ดูแลห้องปฏิบัติการ/ห้องบรรยายทาง e-mail จากนั้นเจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องจะส่งต่อให้กับลูกค้าทาง e-mail ที่ลูกค้าได้แจ้งไว้

• ประโยชน์ที่ได้รับ (บอกประโยชน์ที่จะได้รับจากองค์ความรู้ที่นำเสนอทั้งภายในและภายนอกส่วนงาน)
  • ได้องค์ความรู้เกี่ยวกับแนวทางในการปฏิบัติงานในการรับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องโดยใช้ใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้องรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
  • ได้เอกสารความรู้ที่เจ้าหน้าที่ในฝ่ายสามารถศึกษาและปฏิบัติหน้าที่แทนหรือตอบคำถามของผู้ใช้บริการในเรื่องของการออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมการใช้ห้อง