การใช้ระบบ BUU e-Signature เพื่อจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารโครงการบริการวิชาการ
๑. ภาระงานที่รับผิดชอบ
ฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ มีภารกิจหลักในการจัดการอบรม สัมมนาเพื่อพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิต และบุคลากรของมหาวิทยาลัย ตลอดจนการจัดการอบรมในรูปแบบบริการวิชาการให้แก่บุคคลทั่วไป และหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกมหาวิทยาลัยบูรพา โดยการจัดโครงการบริการวิชาการจะต้องเป็นไปตาม ระเบียบมหาวิทยาลัยบูรพา ว่าด้วยการบริหารโครงการบริการวิชาการ พ.ศ. ๒๕๖๕
๒. การเรียนรู้ ความคาดหวัง ของ “ลูกค้า/ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่นำเสนอ”
– เจ้าหน้าที่ของสำนักคอมพิวเตอร์คาดหวังในการลดระยะเวลาการเสนอรายงานการประชุมให้คณะกรรมการบริหารโครงการลงนามรับรองรายงานการประชุม
– สำนักคอมพิวเตอร์คาดหวังให้นำระบบ BUU e-Signature มาใช้ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการลดระยะเวลาในการทำงานของเจ้าหน้าที่ได้
๓. วัตถุประสงค์ (ให้บอกวัตถุประสงค์ขององค์ความรู้ที่นำเสนอ)
๓.๑. เพื่อลดระยะเวลาในการเสนอรายงานการประชุมต่อคณะกรรมการโครงการบริการวิชาการเพื่อลงนามรับรองรายงานการประชุม
๓.๒. เพื่อนำระบบ BUU e-Signature มาประยุกต์ใช้ให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
๔. บทสรุปองค์ความรู้ (สรุปเนื้อหาองค์ความรู้ที่สำคัญ และจำเป็น บอกแนวทางการดำเนินการ วิธีการ หรือวิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุองค์ความรู้ที่ต้องการ)
ฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ มีภารกิจหลักในการจัดการอบรม สัมมนาเพื่อพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีให้แก่นิสิต และบุคลากรของมหาวิทยาลัย ตลอดจนการจัดการอบรมในรูปแบบบริการวิชาการให้แก่บุคคลทั่วไป และหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกมหาวิทยาลัยบูรพา โดยตามระเบียบมหาวิทยาลัยบูรพา ว่าด้วยการบริหารโครงการบริการวิชาการ พ.ศ. ๒๕๖๕ การดำเนินงานโครงบริการวิชาการจะต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารโครงการบริการวิชาการ เพื่อทำหน้าที่ ดังต่อไปนี้
๑) บริหารโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้รับอนุมัติ
๒) แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ของโครงการ
๓) ควบคุม ตรวจสอบ การรับเงิน – จ่ายเงิน
๔) ควบคุมดูแลจัดการเกี่ยวกับทรัพย์สินของโครงการ
๕) พิจารณาจัดสรรเงินค่าธรรมเนียมบริการวิชาการ
๖) กำหนดหลักเกณฑ์และอัตราการจ่ายเงินของโครงการ โดยคำนึงถึงความจำเป็นเหมาะสมและประหยัด
ซึ่งก่อนการจัดโครงการบริการวิชาการในแต่ละครั้ง จะมีการเชิญคณะกรรมการบริหารโครงการมาประชุมเพื่อกำหนดหลักเกณฑ์การจ่ายในโครงการนั้น ๆ และหลังจากการจัดโครงการบริการวิชาการเสร็จสิ้นแล้ว ทางคณะกรรมการบริหารโครงการจะต้องมาประชุมเพื่อจัดสรรเงินที่ใช้ในโครงการทั้งหมด และในการประชุมแต่ละครั้ง เจ้าหน้าที่จะต้องจัดทำรายงานการประชุมโดยให้คณะกรรมการบริหารโครงการทุกท่านลงนามกำกับในเอกสารรายงานการประชุมเพื่อรับรองรายงานการประชุมทุกครั้ง ซึ่งส่งผลให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้ระยะเวลาในการเสนอรายงานการประชุมให้คณะกรรมการลงนามทีละคน
ดังนั้น ทางฝ่ายบริการวิชาการจึงได้นำระบบ BUU e-Signature เข้ามาเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยลดระยะเวลาในการทำงานของเจ้าหน้าที่ในการดำเนินงานในขั้นตอนของการรับรองรายงานการประชุม ซึ่งจะเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยลดระยะเวลาในการทำงานและทำให้เจ้าหน้าที่สามารถนำเวลานั้นไปทำงานอื่นได้อีกด้วย
โดยการลงนามในรายงานการประชุมของคณะกรรมการบริหารโครงการ จะมีวิธีการดังนี้
1. เจ้าหน้าที่จะต้องทำการลงทะเบียนใช้งานในระบบ BUU e-Signature เพื่อยืนยันตัวตน
2. เจ้าหน้าที่โครงการจัดทำรายงานการประชุม คณะกรรมการบริหารโครงการ แล้วแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ pdf
3. จัดส่งเอกสารรายงานการประชุมที่ทำเรียบร้อยแล้วให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบ
4. Login เข้าระบบ BUU e-Signature โดยกรอก User Name และ Password ที่ได้ทำการลงทะเบียนไว้
5. คลิกที่เมนู จัดการเอกสาร และทำการอัปโหลดเอกสาร (ไฟล์ pdf)
6. คลิกที่ เพิ่มเอกสาร
7. ใส่ชื่อเอกสาร และเลือกไฟล์เอกสารที่เราต้องการจะอัปโหลดเอกสาร จากนั้นคลิกที่ อัปโหลด
8. เพิ่มผู้ลงนามในเอกสาร โดยการคลิกที่
9. คลิกที่ปุ่มเพิ่มผู้ลงนาม โดยเรียงตามลำดับชั้นของผู้ลงนาม โดยให้ผู้ลงนามจากลำดับต้น ลงนามก่อน ผู้ลงนามลำดับสูง
ตัวอย่างเช่น
1. กรรมการ ลงนามคนที่ 1
2. หัวหน้าโครงการ ลงนามคนที่ 2
3. ที่ปรึกษาโครงการ ลงนามคนที่ 3
เมื่อกำหนดสิทธิ์การลงนามเสร็จสิ้น ให้กรรมการและเลขานุการผู้ที่จัดทำวาระการประชุมลงนามในเอกสาร โดยคลิกที่ปุ่มลงนามด่วน
10. เมื่อกรรมการทุกท่านลงนามเสร็จสิ้น ทางเจ้าหน้าที่จะพิมพ์รายงานการประชุมที่ลงนามแล้วเพื่อแนบกับเอกสารการรายงานผลปิดโครงการ
