ทำอย่างไรเมื่อ นิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัย Login เข้าสู่ระบบ Training ไม่ได้

๑. ภาระงานที่รับผิดชอบ

     ฝ่ายบริการวิชาการมีภาระหน้าที่หนึ่งที่ต้องรับผิดชอบ คือ การจัดโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีของนิสิต อาจารย์ และบุคลากรมหาวิทยาลัยบูรพา โดยฝ่ายบริการวิชาการได้นำระบบ Training (training.buu.ac.th) เข้ามาใช้ในการรับสมัคร และออกวุฒิบัตรอิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้เข้าอบรม โดยกระบวนการรับสมัครผู้เข้าอบรมผ่านระบบ Training จำเป็นจะต้อง Login ด้วย BUU Account ที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ออกให้ ซึ่งถ้าผู้ใช้บันชีนี้มีสถานะเป็นปกติจะสามารถ Login เข้าสู่ระบบเพื่อสมัครอบรมในหลักสูตรที่ตนเองสนใจได้ แต่ถ้าหากว่าบัญชีผู้ใช้งานของท่านใดมีปัญหาจะไม่สามารถ Login เข้าสู่ระบบได้เลย โดยปัญหาที่เกิดขึ้นจะเกิดจากหลากหลายกรณี ซึ่งวิธีแก้ปัญหาจะแตกต่างกันไป โดยการใช้งานระบบ Training ในส่วนของการ Login เข้าสู่ระบบ หากเกิดปัญหาขึ้นจะมีผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการแก้ไขปัญหา ดังนี้

     ๑.๑ เจ้าหน้าที่จัดอบรม คือ ผู้คอยดูแลการใช้งานระบบ Training เบื้องต้น เมื่อนิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา ไม่สามารถ Login เข้าสู่ระบบได้

     ๑.๒ เจ้าหน้าที่ดูแลระบบ คือ ผู้คอยดูแลระบบ Training เมื่อเจ้าหน้าที่จัดอบรมประสานงานขอความช่วยเหลือเวลาที่ผู้สมัครอบรมสมัครอบรมไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้

    ๑.๓ เจ้าหน้าที่ดูแล BUU Account คือ ผู้ดูแล BUU Account ของนิสิต อาจารย์ และบุคลากรมหาวิทยาลัยบูรพา ในกรณีที่ User มีปัญหา

๒. การเรียนรู้ ความคาดหวัง ของ “ลูกค้า/ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่นำเสนอ”

     ๒.๑ เจ้าหน้าที่จัดอบรมมีองค์ความรู้ในการให้คำแนะนำนิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา ให้สามารถ Login เข้าสู่ระบบได้

     ๒.๒ นิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา สามารถ Login เข้าสู่ระบบเพื่อลงทะเบียนอบรมหลักสูตรต่าง ๆ ได้

๓. วัตถุประสงค์ (ให้บอกวัตถุประสงค์ขององค์ความรู้ที่นำเสนอ)

     ๓.๑ เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับแนวทางในการแก้ไขปัญหาการ Login เข้าสู่ระบบ Training ไม่ได้ ของนิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา ในกรณีต่าง ๆ

     ๓.๒ เพื่อให้ความรู้กับเจ้าหน้าที่ในฝ่ายให้สามารถปฏิบัติหน้าที่แทนหรือตอบคำถามของผู้ใช้บริการในกรณีการ Login เข้าสู่ระบบ Training ไม่ได้ รวมทั้งนำไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเองได้

๔. บทสรุปองค์ความรู้ (สรุปเนื้อหาองค์ความรู้ที่สำคัญ และจำเป็น บอกแนวทางการดำเนินการ วิธีการ หรือวิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุองค์ความรู้ที่ต้องการ)

ในการจัดโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีของนิสิต อาจารย์ และบุคลากรมหาวิทยาลัยบูรพา ทางฝ่ายบริการวิชาการ สำนักคอมพิวเตอร์ เมื่อประชาสัมพันธ์โครงการไปยังส่วนงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัยบูรพาแล้ว จะให้ผู้สนใจสมัครเข้าร่วมอบรมผ่าน ระบบ Training (training.buu.ac.th) และเมื่ออบรมเสร็จสิ้น ก็จะดำเนินการออกวุฒิบัตรอิเล็กทรนิกส์ให้กับผู้เข้าร่วมอบรมผ่านระบบนี้เช่นกัน โดยนิสิต อาจารย์ และบุคลากรมหาวิทยาลัยบูรพา ที่ต้องการสมัครเข้าอบรมนั้น จำเป็นจะต้อง Login ด้วย BUU Account ที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้ออกให้ ซึ่งเมื่อฝ่ายบริการวิชาการได้ใช้งานระบบ Training มาระยะเวลาหนึ่งแล้วได้พบปัญหาเกี่ยวกับการ Login เข้าใช้งานระบบ จึงได้รวบรวมแนวทางการแก้ไขปัญหาแต่ละกรณี ดังนี้

     ๔.๑ นิสิต

     ๔.๑.๑ กรณีนิสิตใหม่ นิสิตต้องรายงานตัวออนไลน์ผ่านระบบ smartreg ชำระเงินที่กองคลังและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเรียบร้อยแล้ว และได้ password จากระบบ smartreg มาแล้ว ให้ทำการลงทะเบียนครั้งแรก และทำการเปลี่ยน password ครั้งแรกที่ระบบ myid.buu.ac.th และเมื่อเจ้าหน้าที่เพิ่มสิทธิ์ให้เรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเข้าใช้งานระบบ training ได้

     ๔.๑.๒ กรณีนิสิตที่ทำการย้ายคณะ หรือภาคการเรียน (ภาคพิเศษมาเป็นภาคปกติ) เมื่อได้รหัสนิสิตใหม่มา ให้ทำการลงทะเบียนครั้งแรก และทำการเปลี่ยน password ครั้งแรกที่ระบบ myid.buu.ac.th และเมื่อเจ้าหน้าที่เพิ่มสิทธิ์ให้เรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเข้าใช้งานระบบ training ได้

     ๔.๑.๓ กรณีนิสิตจบการศึกษา นิสิตจะไม่สามารถเข้าใช้งานระบบ training ได้ หากสถานะในระบบ reg ของนิสิตขึ้นว่า “สำเร็จการศึกษา”

     ๔.๒ อาจารย์ หรือบุคลากร

     ๔.๒.๑ กรณีเป็นอาจารย์หรือบุคลากรใหม่ คณะได้ดำเนินการทำหนังสือมาขอ BUU Account (username / password) กับสำนักคอมพิวเตอร์แล้ว แต่หากยังไม่ได้บันทึกข้อมูลในระบบ person ของมหาวิทยาลัย จะไม่สามารเข้าใช้งานระบบ training ได้

การแก้ไข

สอบถามอาจารย์ว่า ส่วนงานต้นสังกัดได้ทำเรื่องส่งไปยังกองบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล เพื่อบันทึกข้อมูลลงระบบ person หรือยัง

• กรณี อาจารย์แจ้งว่าไม่ทราบ ไม่รู้ หรือ บันทึกลงระบบ person แล้วแต่ไม่สามารถเข้าได้ ให้เจ้าหน้าที่จัดโครงการติดต่อผู้พัฒนาระบบ training เพื่อตรวจสอบข้อมูล และหาแนวทางแก้ไขตามปัญหาที่ตรวจพบ
• กรณี อาจารย์แจ้งว่ายังไม่ได้บันทึกข้อมูลลงระบบ person ให้เจ้าหน้าที่จัดโครงการแจ้งให้อาจารย์รอให้ทางกองบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล บันทึกข้อมูลลงระบบ person ให้แล้วเสร็จ อาจารย์จะสามารถเข้าใช้งานระบบ training ได้ทันที

     ๔.๒.๒ กรณีอาจารย์หรือบุคลากร ลาออกและเข้าใหม่

การแก้ไข

สอบถามว่าอาจารย์หรือบุคลากรมี BUU Account หรือไม่

• หากมี BUU Account แต่ไม่สามารถเข้าใช้งานระบบ training ได้ เจ้าหน้าที่จัดโครงการต้องตรวจสอบเบื้องต้นก่อนว่าอาจารย์หรือบุคลากรได้ทำสัญญาจ้างกับทางส่วนงานต้นสังกัดหรือยัง และ BUU Account สามารถเข้าใช้งานระบบสารสนเทศอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัยได้หรือไม่ ถ้าเข้าใช้งานได้ ให้เจ้าหน้าที่จัดโครงการติดต่อผู้พัฒนาระบบให้ตรวจสอบและผูกสิทธิ์ให้ใหม่ หาก BUU Account ยังใช้งานไม่ได้หรือยังไม่มีสัญญาจ้างงานใหม่ให้ดำเนินการในข้อถัดไป
• หากไม่มี BUU Account หรือมีแต่ไม่สามารถใช้งานได้ อาจารย์หรือบุคลากรต้องติดต่อส่วนงานต้นสังกัดหรือสำนักคอมพิวเตอร์ (งานบริการ BUU Account) เพื่อดำเนินการขอ BUU Account

     ๔.๓ อาจารย์พิเศษ

     กรณีอาจารย์พิเศษจะมีทั้งการเข้าระบบ training ไม่ได้ และเมื่อพ้นสภาพจากการเป็นอาจารย์พิเศษแล้วยังคงเข้าสู่ระบบ training ได้อยู่ (ซึ่งกรณีนี้ต้องไม่สามารถเข้าได้แล้ว)

     ๔.๓.๑ ณีเป็นอาจารย์พิเศษแล้วเข้าสู่ระบบ training ไม่ได้ เจ้าหน้าที่จัดโครงการต้องตรวจสอบเบื้องต้นในระบบ reg ว่าอาจารย์พิเศษท่านนั้นมีตารางสอนสอนอยู่ในปัจจุบันหรือไม่ และอาจารย์มี BUU Account ที่สามารถใช้งานระบบสารสนเทศอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัยได้มั้ย

• • หากมีครบทั้งตารางสอนในระบบ reg และ BUU Account ที่ใช้งานได้ปกติ ให้เจ้าหน้าที่จัดโครงการติดต่อผู้พัฒนาระบบ training ให้ดำเนินการผูกสิทธิ์ให้
  • หากมีตารางสอนใน reg แต่ไม่มี BUU Account ให้แจ้งอาจารย์พิเศษติดต่อส่วนงานต้นสังกัดให้ขอ BUU Account ให้ หรืออาจารย์พิเศษจะนำสัญญาจ้างงานมาติดต่อที่สำนักคอมพิวเตอร์ (งานบริการ BUU Account) ให้สร้าง BUU Account ให้ก็ได้ และเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้ติดต่อเจ้าหน้าที่จัดโครงการเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนข้อแรกให้
  • หากไม่มีตารางสอนใน reg แต่ BUU Account ยังใช้งานได้ปกติ กรณีนี้เจ้าหน้าที่โครงการต้องแจ้งกับอาจารย์พิเศษว่า เวลาที่เหลืออยู่ในการใช้ BUU Account จะสิ้นสุดภายในเทมอนั้น โดยจะใช้ได้อีกเพียงระยะหนึ่งเท่านั้น เพื่อไว้ให้สำหรับอาจารย์กรอกเกรดในระบบ Reg ให้กับนิสิต หากอาจารย์ได้ต่อสัญญาจ้างเป็นอาจารย์พิเศษทางเจ้าหน้าที่จัดอบรมจะแจ้งดำเนินการตามข้อแรกให้

     ๔.๓.๒ กรณีเป็นอาจารย์พิเศษแล้วไม่ได้มีสถานภาพการสอนกับทางมหาวิทยาลัยแล้ว (เบื้องต้นตรวจเช็คกับตารางสอนอาจารย์ในระบบ Reg ได้) ให้เจ้าหน้าที่จัดโครงการดำเนินการเปลี่ยนสิทธิ์ของอาจารย์พิเศษให้เป็นบุคคลทั่วไป ซึ่งจะทำให้ Account นั้นสามารถเข้าสู่ระบบและลงทะเบียนหลักสูตรอื่น ๆ ได้ แต่จะไม่สามารถลงทะเบียนหลักสูตรที่มีกลุ่มเป้าหมายสำหรับอาจารย์และบุคลากรภายในมหาวิทยาลัยได้

     ๔.๔ ลูกจ้างโครงการ

          ลูกจ้างโครงการจะสามารถเข้าใช้งานระบบได้ต่อเมื่อมีการบันทึกข้อมูลลงระบบ person มี BUU Account และมีสัญญาจ้างงานที่มีสถานะการจ้างงานอยู่ ซึ่งหาก Login เข้าสู่ระบบ training ไม่ได้ เจ้าหน้าที่จัดโครงการต้องประสานกับกับผู้ดูแลระบบ training ให้ดำเนินการผูกสิทธิ์ให้ แต่ถ้าไม่มีข้อมูลดังกล่าวข้างต้นจะไม่สามารถ Login เข้าสู่ระบบ training ได้เลย

๕. ประโยชน์ที่ได้รับ (บอกประโยชน์ที่จะได้รับจากองค์ความรู้ที่นำเสนอทั้งภายในและภายนอกส่วนงาน)

     ๕.๑ เจ้าหน้าที่จัดโครงการที่ใช้งานระบบ training ได้รับความรู้เกี่ยวกับปัญหาในการเข้าสู่ระบบ

     ๕.๒ เจ้าหน้าที่จัดโครงการ สามารถนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเองได้