การตรวจเช็คสถานะการดำเนินการจัดทำเอกสารในการขอใช้ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย บน Excel 365

ฝ่ายบริการวิชาการมีหน้าที่ในการให้บริการจัดหลักสูตรฝึกอบรมเพื่อพัฒนาความรู้ทางด้านไอซีทีให้แก่นิสิต บุคลากรของมหาวิทยาลัยบูรพา หน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน และบุคคลทั่วไป ตลอดจนให้บริการวิชาการเป็นที่ปรึกษาด้านไอซีทีในโครงการขนาดใหญ่ให้แก่หน่วยงานภาครัฐ และให้บริการสถานที่สำหรับการจัดประชุม อบรม สัมมนา  ซึ่งทั้งการจัดฝึกอบรมหรือการขอใช้ห้องปฏิบัติการเพื่อการจัดประชุม อบรม สัมมนา นั้นจะสามารถดำเนินการให้สำเร็จลุล่วงได้ ทั้งห้องปฏิบัติการ และเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ ต้องมีความพร้อม

ในการใช้งานอยู่เสมอ โดยฝ่ายบริการวิชาการมีนโยบายในการให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย ทั้งในวันเวลาราชการและวันหยุดราชการ ซึ่งมีหน่วยงานทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัยมาขอใช้ห้องให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย ในบางครั้งมีการส่งหนังสือขอใช้ห้องมาในเวลาพร้อม ๆ กันหลายฉบับ ทำให้จำไม่ว่าได้ทำหนังหนังสือตอบกลับหรือยัง ทางเจ้าหน้าที่ดูแลห้องจึงได้นำโปรม Microsoft Excel เพื่อมาช่วยในการเช็คสถานะของหนังสือขอใช้ห้องในการให้บริการห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย เมื่อประสานงานกับลูกค้าเบื้องต้นแล้วลูกค้าตกลงมาใช้ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์/ห้องบรรยาย เจ้าหน้าดูแลห้องจะประสานให้ลูกค้าทำหนังสือขอใช้ห้องส่งมาให้ทาง e-mail หรือ Line และเจ้าหน้าที่ดูแลห้องจะทำการส่งต่อให้กับงานสารบรรณ เพื่อเสนอเอกสารให้ผู้อำนวยการหรือรองผู้อำนวยการที่ได้รับมอบหมายทราบและพิจารณา มอบให้หัวหน้าฝ่ายบริการดำเนินการต่อ และหัวหน้าฝ่ายบริการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ดูแลห้องดำเนินการในขั้นตอนต่อไป ได้แก่ ประสานงานผู้เกี่ยวข้อง และทำหนังสือตอบกลับหน่วยงานของลูกค้าที่ขอใช้บริการแต่ในการดำเนินงาน ในบางครั้งมีการส่งหนังสือขอใช้ห้องมาในเวลาพร้อม ๆ กันหลายฉบับ อาจทำให้เจ้าหน้าดูแลห้อง และหัวหน้าฝ่ายบริการวิชาการจำไม่ได้ว่าได้ทำหนังสือตอบกลับฉบับไหนไปบ้างแล้ว เจ้าหน้าที่ดูแลห้องจึงสร้าง checklist บน Excel 365 เพื่อตรวจเช็คสถานะของการดำเนินงานเพื่อให้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะของการดำเนินงานการจัดทำเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้ โดยขั้นตอนการสร้าง checklist บน Excel 365 สามารถทำได้ดังนี้