การลบเอกสารประกอบการสมัคร ระบบรับสมัครบัณฑิตศึกษา
๑. ภาระงานที่รับผิดชอบ
ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยบูรพา เปิดรับนิสิตเข้าศึกษาเข้าศึกษาต่อระดับณฑิตศึกษา โดยในแต่ละปีการศึกษา มีผู้สนใจสมัครเข้าศึกษาจำนวนมาก ดังนั้นกระบวนการรับสมัครแบบให้ผู้สมัครเดินเข้ามายื่นเอกสารที่มหาวิทยาลัยบูรพา จะต้องใช้จำนวนบุคลากรทำงานในส่วนของการรับสมัครเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้สูญเสียทรัพยากรด้านบุคลากร ด้านเวลา และด้านงบประมาณ
สำนักคอมพิวเตอร์ ส่วนงานที่มีภารกิจหลักในการสนับสนุนการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัย ได้ให้ความสำคัญกับปัญหาในเรื่องนี้ ได้จัดประชุมร่วมกับส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัคร และดำเนินการพัฒนาระบบสารสนเทศรับสมัครระดับบัณฑิตศึกษา เพื่อเป็นช่องทางให้ข้อมูลการศึกษาต่อ และสมัครศึกษาต่อสำหรับผู้ที่สนใจเข้าศึกษาต่อที่มหาวิทยาลัยบูรพา
เนื่องจาก ข้อตกลงและเงื่อนไขการใช้บริการของระบบกำหนดระยะเวลาในการเก็บ ใช้ และเปิดเผยเอกสารประกอบการสมัครเป็นระยะเวลา 1 ปี นับจากวันที่สมัคร ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องลบเอกสารประกอบการสมัครตามข้อตกลง ดังนั้นเพื่อให้เจ้าหน้าบัณฑิตวิทยาลัยที่ที่รับผิดชอบสามารถลบเอกสารประกอบการสมัครได้ ผู้พัฒนาระบบจึงได้สรุปปัญหา และคิดแนวทางการแก้ปัญหาการทำงานในระบบ
๒. การเรียนรู้ ความคาดหวัง ของ “ลูกค้า/ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่นำเสนอ”
๒.๑. ผู้พัฒนาระบบสามารถลดเวลาในการทำงาน
๒.๒. เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยสามารถลบเอกสารประกอบการสมัครได้
๓. วัตถุประสงค์
๓.๑. พัฒนาโปรแกรมเพื่อลดเวลาและข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
๓.๒. เพื่อให้เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยสามารถลบเอกสารประกอบการสมัครเองได้
๔. บทสรุปองค์ความรู้
ระบบรับสมัครระดับบัณฑิตศึกษามีการแนบเอกสารประกอบการสมัคร โดยระบบกำหนดระยะเวลาในการเก็บ ใช้ และเปิดเผยเอกสารประกอบการสมัครเป็นระยะเวลา 1 ปี นับจากวันที่สมัคร และจะต้องลบข้อมูลเอกสารประกอบการสมัครที่ได้จัดเก็บไว้ทั้งหมด โดยผู้พัฒนาระบบได้พัฒนาโปรแกรมเพื่อให้เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัย สามารถลบเอกสารประกอบการสมัครได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
๔.๑. คลิกที่จัดการข้อมูลผู้สมัคร เลือกเมนู “บัญชีผู้สมัคร”
๔.๒. เลือกวันที่ลบข้อมูล แล้วคลิกที่ปุ่ม “ค้นหา”
– ระบบจะแสดงข้อมูลผู้สมัครที่สมัครมาเกินระยะเวลา 1 ปี
๔.๓. ที่คอลัมน์ เลือก ให้คลิกเลือกข้อมูลผู้สมัครที่ต้องการลบ แล้วคลิกที่ปุ่ม “ลบข้อมูล”
๔.๔. ระบบจะทำการลบไฟล์เอกสารประกอบการสมัคร และยกเลิกบัญชีการสมัคร
๕. ประโยชน์ที่ได้รับ
๕.๑. ลดเวลาและข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
๕.๒. ให้เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยสามารถลบเอกสารประกอบการสมัครเองได้
