การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดอบรมที่มีค่าลงทะเบียนในสำนักคอมพิวเตอร์สำหรับยุค New Normal

Posted by Thitirat Sudpum
Categories Explicit Knowledge, การจัดการความรู้
Date May 19, 2022

ในปัจจุบันสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID-19) ยังมีการพบจำนวนผู้ติดเชื้อต่อเนื่องในอัตราที่สูงและอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงในการเดินทางเข้ามาในพื้นที่ การเดินทางมาปฏิบัติงาน รวมถึงการประชุม สัมมนาต่าง ๆ ที่มีการร่วมกลุ่มกันจำนวนมาก ซึ่งจากสถานการณ์ดังกล่าวได้ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบการใช้ชีวิตของคนในสังคมมากมาย โดยเฉพาะ “การทำงาน” หลายองค์กรได้ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ด้วยการอนุมัติให้มีการทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกกันว่า “Work from Home” เพื่อลดความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานอันเป็นทรัพยากรสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร จะเห็นว่าองค์กรหลายแห่งเปลี่ยนแปลงรูปแบบวิธีการทำงาน การประชุม การอบรม และการจัดสัมมนาต่าง ๆ ที่มีการร่วมกลุ่มคนจำนวนมากจากในที่ตั้ง (Onsite) สู่ช่องทางในรูปแบบออนไลน์ เพื่อให้เกิดการรักษาระยะห่างในสังคม (Social distancing)

จากวิกฤติที่เกิดขึ้นทำให้ฝ่ายบริการวิชาการ ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบวิธีการในการจัดอบรม ประชุม สัมมนา จากเดิมที่จัดในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ เปลี่ยนมาเป็นการอบรมแบบออนไลน์ โดยเริ่มจากการจัดอบรมออนไลน์สำหรับโครงการพัฒนาศักยภาพด้านไอซีทีสำหรับนิสิต อาจารย์และบุคลากรของมหาวิทยาลัยซึ่งเป็นโครงการที่ไม่มีค่าใช้จ่ายในการลงทะเบียนก่อน หลังจากที่มีการดำเนินการที่ได้ผลลัพธ์ค่อนข้างเป็นที่น่าพอใจ ผู้รับผิดชอบโครงการบริการวิชาการจึงได้วางแผนและนำรูปแบบการอบรมออนไลน์มาปรับใช้กับการจัดโครงการอบรมที่มีค่าลงทะเบียน และได้ปรับปรุงการดำเนินการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยสรุปได้เป็นระยะต่าง ๆ ดังนี้

ระยะที่ ๑ ศึกษารูปแบบการดำเนินการอบรมออนไลน์ของโครงการพัฒนาศักยภาพนิสิตแบบออนไลน์ ซึ่งมีการใช้โปรแกรม Microsoft Teams ในการอบรมและเป็นช่องทางในการสื่อสารกับทางวิทยากร และได้ใช้โปรแกรม AnyDesk ในการเรียนและปฏิบัติการของผู้อบรม ซึ่งในระหว่างการอบรมได้มีการปรับปรุงการทำงานของผู้ช่วยวิทยากร คือ ผู้ช่วยวิทยากรจะต้องออนไลน์ในห้อง Zoom และจะต้องเตรียมหูฟังและอุปกรณ์เพื่อฟังการบรรยายของวิทยากรตลอดเวลา เพื่อให้สามารถช่วยเหลือผู้เข้าอบรมได้ทันที โดยจะกำหนดเป็นแนวทางในการจัดโครงการบริการวิชาการในรูปแบบออนไลน์ทุกครั้ง

ระยะที่ ๒ ฝ่ายบริการวิชาการได้ปรับเปลี่ยนการจัดอบรมบริการวิชาการออนไลน์เป็นแบบ Virtual Classroom โดยจะใช้โปรแกรม Microsoft Teams ในการอบรมและเป็นช่องทางในการสื่อสารกับทางวิทยากร และได้ใช้โปรแกรม AnyDesk ในการเรียนและปฏิบัติการของผู้อบรม ซึ่งผู้อบรมจะทำการรีโมทหน้าจอเพื่อมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของสำนักคอมพิวเตอร์ที่ได้ดำเนินการลงโปรแกรมและเอกสารสำหรับการอบรมไว้ที่ Desktop แล้ว โดยก่อนการอบรมทางเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการวิชาการจะส่งลิงค์การอบรมพร้อมกับเลขที่นั่งและรหัสผ่านที่จะรีโมทหน้าจอผ่านโปรแกรม AnyDesk ให้กับผู้เข้าอบรมทางอีเมล พร้อมแนบคู่มือการติดตั้งโปรแกรม เพื่อให้
ผู้อบรมสามารถทำตามคู่มือได้ โดยก่อนวันอบรมประมาณ ๑ – ๓ วัน ทางฝ่ายบริการวิชาการจะมีการนัดหมายให้
ผู้อบรมทดสอบเข้าห้องเรียนเสมือนจริง โดยมีทีมวิทยากรและทีมงานของฝ่ายแนะนำการติดตั้งโปรแกรมที่ใช้ในการอบรมและทดสอบการเข้าใช้งานโปรแกรม AnyDesk เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถทดสอบการรีโมทหน้าจอก่อนวันอบรม โดยได้เริ่มทดลองกับโครงการบริการวิชาการโครงการแรก คือโครงการฝึกอบรมคอมพิวเตอร์ หลักสูตร “การสร้างรายงานด้วย Microsoft Power BI” ซึ่งผลลัพธ์ออกมาดี ภายหลังจากจัดโครงการเรียบร้อยแล้วได้นำผลประเมิน ปัญหา และข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมอบรมมาทบทวนในการประชุม After Action Review เพื่อปรับปรุง และวางแผนจัดการอบรมหลักสูตรต่อไป

ระยะที่ ๓ เนื่องจากเป็นการอบรมในรูปแบบของบริการวิชาการแบบที่มีค่าลงทะเบียน จำเป็นจะต้องมีการควบคุมผู้เข้าห้องอบรมให้เป็นไปตามที่ได้ลงทะเบียนและชำระเงินค่าลงทะเบียนเรียบร้อยแล้วเท่านั้น ผู้รับผิดชอบโครงการจึงได้หารือร่วมกันในฝ่ายบริการวิชาการ เพื่อปรับเปลี่ยนโปรแกรมที่ใช้ในการอบรมออนไลน์จากเดิมใช้โปรแกรม Microsoft Teams มาเป็นการอบรมผ่านโปรแกรม Zoom เพื่อเช็คชื่อผู้เข้าอบรม และควบคุมการเข้าและออกจากห้องอบรมออนไลน์ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น และใช้โปรแกรม AnyDesk ในการรีโมทหน้าจอเพื่อทำปฏิบัติการเช่นเดิม นอกจากนี้ยังได้จัดทำวิดีโอแนะนำการเตรียมตัวอบรมเพื่อส่งให้ผู้เข้าอบรมสำหรับเตรียมความพร้อมการอบรม โดยก่อนวันอบรมประมาณ ๑ – ๓ วัน ทางฝ่ายบริการวิชาการจะมีการนัดหมายให้ผู้อบรมทดสอบเข้าห้องเรียนเสมือนจริงเช่นเดิม เพื่อให้มั่นใจยิ่งขึ้นว่าผู้ที่ลงทะเบียนและชำระค่าลงทะเบียนแล้วจะสามารถเข้าเรียนออนไลน์ได้อย่างไม่มีปัญหา