บทบาทหน้าที่ของผู้รับผิดชอบโครงการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ด้านไอซีทีในการประชาสัมพันธ์โครงการ
ในการดำเนินการจัดโครงการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ด้านไอซีทีจำเป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือของบุคลากรในสำนักคอมพิวเตอร์ จึงต้องมีผู้รับผิดชอบโครงการที่รับหน้าที่เป็นผู้ประสานงานบุคลากรที่รับผิดชอบด้านต่าง ๆ เช่น วิทยากร เจ้าหน้าที่โสตทัศนูปกรณ์ เจ้าหน้าที่เทคนิค เจ้าหน้าที่การเงิน ฯลฯ ซึ่งในการดำเนินโครงการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ด้านไอซีทีแต่ละครั้งจะแบ่งเป็น ๓ ขั้นตอนหลัก ได้แก่ ๑) ขั้นก่อนอบรม ๒) ขั้นอบรม และ ๓) ขั้นประเมินผล ในบทความนี้จะได้กล่าวถึงบทบาทหน้าที่ของผู้รับผิดชอบโครงการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ด้านไอซีทีในขั้นก่อนอบรม ซึ่งเป็นขั้นของการประชาสัมพันธ์โครงการ ประกอบด้วย ออกแบบโปสเตอร์และแบนเนอร์ประชาสัมพันธ์ นำข้อมูลขึ้นระบบรับสมัคร จัดทำบันทึกข้อความประชาสัมพันธ์หลักสูตรอบรม ส่งข่าวประชาสัมพันธ์บน Facebook ตามแบบฟอร์มของสำนักคอมพิวเตอร์ ซึ่งในการประชาสัมพันธ์โครงการอบรมจะต้องเริ่มประชาสัมพันธ์ก่อนจัดโครงการประมาณ ๓๐ วัน โดยผู้รับผิดชอบโครงการฯ จะต้องดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
๔.๑ ประสานงานกับวิทยากรประจำหลักสูตรเพื่อกำหนดวันอบรมและรายละเอียดเนื้อหาที่จะอบรมในหลักสูตรนั้น ๆ
๔.๒ จัดทำโปสเตอร์และแบนเนอร์ประชาสัมพันธ์
๔.๒.๑ จัดทำโปสเตอร์ในโปรแกรม Photoshop โดยใช้ Layout ตามไฟล์ต้นฉบับ ขนาด ๒๔๘๐ x ๓๕๐๘ px ระบุรายละเอียด ได้แก่ ชื่อหลักสูตร จำนวนชั่วโมงการอบรม วัน เวลา และสถานที่ในการอบรม เนื้อหาอบรม วันที่ปิดรับสมัคร เงื่อนไขการรับวุฒิบัตร และรูปแบบการฝึกอบรม เช่น อบรม ณ ที่ตั้ง หรืออบรมออนไลน์ หากเป็นการอบรมออนไลน์ให้ระบุเครื่องมือที่ใช้อบรม เช่น Microsoft Teams, Google Meet หรือ ZOOM เป็นต้น บันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .JPEG ขนาดไฟล์น้อยกว่า ๑ Mb.
๔.๒.๒ จัดทำแบนเนอร์ในโปรแกรม Photoshop โดยใช้ Layout ตามไฟล์ต้นฉบับ ขนาด ๑๓๔๙ x ๔๓๕ px
๔.๒.๓ จัดทำแบนเนอร์คอร์สในโปรแกรม Photoshop โดยใช้ Layout ตามไฟล์ต้นฉบับ ขนาด ๓๗๐ x ๒๖๕ px
๔.๓ ทำบันทึกข้อความถึงหัวหน้าส่วนงาน เพื่อเชิญชวนอาจารย์มหาวิทยาลัยบูรพาเข้าร่วมโครงการอบรม
๔.๔ ทำบันทึกข้อความถึงผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายบริหารภาพลักษณ์องค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์เผยแพร่ข่าวสารผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และเฟซบุ๊กของมหาวิทยาลัยบูรพา
๔.๕ ส่งโปสเตอร์และบันทึกข้อความให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบก่อนเสนอต่อรองผู้อำนวยการฝ่ายดิจิทัล วิชาการ และนวัตกรรม
๔.๖ นำข้อมูลขึ้นระบบรับสมัครที่ https://training.buu.ac.th ให้เสร็จสิ้นก่อนวันเปิดรับสมัครที่ระบุในโปสเตอร์และบันทึกข้อความ ตามคู่มือการนำข้อมูลหลักสูตรอบรมขึ้นระบบ training
๔.๗ ส่งโปสเตอร์ขนาดไม่เกิน ๑ Mb ให้ผู้ดูแลโพสต์ในเฟซบุ๊กแฟนเพจของสำนักคอมพิวเตอร์ ที่แบบฟอร์มส่งข้อมูลประชาสัมพันธ์
ในระหว่างการดำเนินการประสัมพันธ์ หากพบว่ามีผู้สนใจเข้าร่วมโครงการจำนวนไม่มาก ผู้รับผิดชอบโครงการจำเป็นจะต้องหาวิธีการแก้ไขปัญหา เช่น ตวรจสอบว่าข้อมูลประชาสัมพันธ์ถูกส่งไปตามช่องทางต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วหรือไม่ หรือประชาสัมพันธ์เพิ่มเติมผ่านกลุ่มเฟซบุ๊กของอาจารย์ที่เคยเข้าร่วมอบรม การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ให้อาจารย์ทราบผ่านทางอีเมลที่อาจารย์ใช้ลงทะเบียนอบรม หรือนำปัญหาดังกล่าวแจ้งต่อหัวหน้าฝ่ายเพื่อร่วมกันหาวิธีการแก้ปัญหา เพื่อให้การจัดโครงการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ด้านไอซีทีบรรลุตามเป้าหมายที่กำหนด
