Explicit Knowledge

ที่มา/ปัญหา ปัจจุบันฝ่ายพัฒนาระบบแต่ละทีมส่วนใหญ่จะดูแลระบบที่ทีมตนเองพัฒนามาเท่านั้น ทำให้เกิดปัญหาเมื่อเจ้าของระบบไม่อยู่จะไม่สามารถดำเนินงานต่อได้ องค์ความรู้นี้จึงช่วยให้ฝ่ายพัฒนาระบบสามารถดำเนินงานได้ง่ายขึ้น โดยขั้นตอนการเตรียมระบบมีดังต่อไปนี้ สิ่งที่จำเป็นและต้องเตรียม ๑. Host Name, Username และ Password สำหรับเข้าถึง code โปรแกรม ๒. Host Name, Username และ Password สำหรับเข้าถึงฐานข้อมูล Schema ชื่อ graduate การ Config โปรแกรม ๑. แก้ไข config ที่ไฟล์ application/config/configByME.php แก้รอบที่เปิดใช้ที่ตัวแปร $config[‘rfd_confirmround’] เช่น 1, 2 หรือ 3 …

เจ้าหน้าที่กองคลัง มหาวิทยาลัยบูรพา ต้องการดูข้อมูลผู้สมัครและยอดเงินของแต่ละช่องทางการชำระเงินพร้อมทั้งพิมพ์สำเนาใบเสร็จรับเงินย้อนหลังของผู้สมัคร โดยปัจจุบันระบบรับสมัครมหาวิทยาลัยบูรพา มีการกำหนดให้ชำระเงินได้ ๓ ช่องทาง คือ ธนาคารกรุงไทย เคาน์เตอร์เซอร์วิส และที่ทำการไปรษณีย์ทุกสาขาทั่วประเทศ จึงเกิดแนวคิดในการพัฒนาระบบเพื่อดูรายงานสรุปการรับเงินค่าสมัครและส่งออกข้อมูลสำเนาใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้ง่ายและสะดวกแก่ผู้พัฒนาระบบและเจ้าหน้าที่กองคลัง มหาวิทยาลัยบูรพา ซึ่งมีขั้นตอนการดำเนินงาน ดังนี้ รายงานสรุปการรับเงินค่าสมัคร 1.เข้าสู่ระบบรับสมัครมหาวิทยาลัยบูรพา จากนั้นคลิกที่เมนู “รายงานสรุปการรับเงินค่าสมัคร” จะแสดงข้อมูล ดังรูป 2.เลือกวันที่ชำระเงินค่าสมัคร(Effective Date) และช่องทางการชำระเงิน จากนั้น คลิกที่ “ค้นหา” จะแสดงรายชื่อผู้สมัครที่มีการจ่ายเงินค่าภายในวันที่และช่องทางการชำระเงินที่เลือก ดังรูป 3.หากต้องการส่งออกข้อมูล ให้คลิกที่ปุ่ม “ส่งออกเป็น EXCEL” หรือ “ส่งออกเป็น PDF” สำเนาใบเสร็จรับเงิน 1.เข้าสู่ระบบรับสมัครมหาวิทยาลัยบูรพา จากนั้นคลิกที่เมนู …

ระบบรับสมัครระดับบัณฑิตศึกษามีเมนูการปรับสถานะการชำระเงินจากไฟล์ธนาคาร แต่ข้อมูลการชำระเงินที่ได้รับจากธนาคารบางรายการไม่ตรงกับฐานข้อมูล ทำให้เมื่อนำเข้าข้อมูลมาแล้ว ไม่พบข้อมูลที่ตรงกัน โดยผู้พัฒนาระบบได้พัฒนาโปรแกรมเพื่อให้เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัย สามารถแก้ไขข้อมูลจากไฟล์ธนาคารได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้ คลิกที่ปรับสถานะการชำระเงิน  เลือกเมนู “ปรับสถานะการชำระเงิน จากไฟล์” เลือกไฟล์จ่ายเงินที่ได้จากธนาคาร แล้วคลิกที่ปุ่ม “บันทึกข้อมูลไฟล์จ่ายเงิน” คลิกที่ปุ่ม “ตรวจสอบข้อมูล” ระบบจะค้นหาข้อมูลใบสมัคร จากเลขที่สมัครและบัตรประชาชนที่ตรงกันเพื่อปรับสถานะการชำระเงิน  การแก้ไขข้อมูล กรณีข้อมูลจากไฟล์ EXCEL ที่ไม่ตรงกับฐานข้อมูล คลิกแก้ไขข้อมูล ระบบจะค้นหาข้อมูลการสมัครที่มีในระบบขึ้นมาแสดง คลิกที่ปุ่ม “เลือก” เพื่อแก้ไขข้อมูล เมื่อข้อมูลทั้งหมดตรงกับฐานข้อมูล จะสามารถปรับสถานะการจ่ายเงินได้ คลิกที่ปุ่ม “อัพเดทข้อมูลไฟล์จ่ายเงิน” ระบบจะปรับสถานะการจ่ายเงินให้ผู้สมัคร

เนื่องจากระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของบัณฑิตวิทยาลัย หรือ GRD-FORMS เป็นระบบที่จำเป็นต้องลงนามจากผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก เช่น อาจารย์ที่ปรึกษา กรรมการการวิจัย คณบดี เป็นต้น โดยมีการลงนามตามลำดับ ตามขั้นตอนขึ้นอยู่กับชนิดของแบบฟอร์มเอกสาร ฉะนั้นเมื่อขาดการลงนามจากบุคคลที่หนึ่ง บุคคลที่อยู่ในลำดับถัดไปก็จะไม่สามารถลงนามได้ โดยปัญหาที่พบเจอก็คืออาจารย์ที่ปรึกษา หรือผู้ที่มีชื่อรอลงนามในแบบฟอร์มหมดสัญญาจ้าง จึงขาดการลงนามจากบุคคลดังกล่าว ส่งผลให้แบบฟอร์มที่นิสิตยื่นเข้ามาไม่สามารถลงนามอนุมัติได้แล้วเสร็จตามระยะเวลาที่กำหนด ขั้นตอนการแก้ไข 1 สร้างตารางเก็บรายชื่อบุคลากรที่หมดสัญญา 2 สร้างเมนูสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบสำหรับใช้เปลี่ยนสิทธิ์ 3 เมื่อผู้ดูแลระบบคลิกเมนูเปลี่ยนสิทธิ์ชื่อผู้ใช้งานระบบ (สำหรับลงนามให้อาจารย์ที่หมดสัญญา) 3.1 โปรแกรมจะดึงข้อมูลรหัสบุคลากรทั้งหมดที่รอลงนามในระบบ มาตรวจสอบกับ API จากระบบบุคลากรว่าหมดสัญญาแล้วหรือไม่ 3.2 กรณีหมดสัญญา จะบันทึกข้อมูลบุคลากรลงในตารางรายชื่อบุคลากรที่หมดสัญญา 4 ผู้ดูแลระบบค้นหา ชื่อบุคลากร จากตารางในข้อ (1) เพื่อดำเนินการลงนามแทน …

ปัจจุบันงาน MA ของระบบสารสนเทศที่ผู้พัฒนาระบบหรือผู้ดูแลระบบต้องดำเนินงานมีจำนวนมาก ดังนั้นจึงต้องนำ MA ที่ได้รับมาวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางแก้ปัญหา ซึ่งพบว่า MA ที่ผู้ใช้งานแจ้งเข้ามามีหลายเรื่อง ถ้าลดจำนวนเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของผู้พัฒนาระบบโดยตรงลง เช่น การขอแก้ไขข้อมูลที่อาจทำให้ระบบเกิดความไม่สอดคล้องกับกระบวนการที่วางไว้ การแก้ไขหรือยกเลิกข้อมูลก่อนที่จะเสร็จสิ้นกระบวนการ เป็นต้น หากเจ้าของระบบหรือผู้ดูแลระบบประจำส่วนงานสามารถจัดการแก้ไขปัญหานี้ได้เอง ก็จะช่วยลดจำนวนการส่ง MA มายังผู้พัฒนาระบบได้ ทั้งนี้ผู้พัฒนาระบบต้องดำเนินการปรับปรุงโปรแกรมหลังบ้านเพื่อให้รองรับกับสิ่งที่เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบของส่วนงานสามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสม และเจ้าหน้าที่ประจำส่วนงานต้องพิจารณาว่าสามารถดำเนินการแก้ไขหรือยกเลิกข้อมูลได้หรือไม่ ส่งผลกระทบกับข้อมูลอื่นๆในระบบหรือไม่ จะเกิดการร้องเรียนปัญหาจากนิสิตตามมาในภายหลังหรือไม่ เป็นต้น แนวทางการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหา เก็บรวบรวมข้อมูลการแจ้งปัญหาจากระบบ MA และนำมาวิเคราะห์หาแนวทางการแก้ปัญหา ตัวอย่างจากกราฟวงกลม ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 63 ครั้ง ซึ่งเมื่อนำมาวิเคราะห์จากการทำงานแบบเดิมโดยให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบประจำส่วนงานแจ้งมานั้น พบว่าปัญหาส่วนหนึ่งเป็นการขอแก้ไขข้อมูลที่ขัดกับกระบวนการที่วางในระบบ ควรให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบของส่วนงานที่มีความรู้ความเข้าใจกับงานที่รับผิดชอบเป็นผู้แก้ไขและจัดการข้อมูล โดยระบบต้องสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้เมื่อเกิดข้อผิดพลาด 2. จัดกลุ่มปัญหาที่มีการแจ้งเข้ามาในระบบ MA หรือปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยในระบบสารสนเทศที่รับผิดชอบ …